Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Акт о присвоении – это внутренний документ организации, которым фиксируется факт присвоения какого‑либо объекту (адресу, номеру, классификационному коду, наименованию и т․п․) определённого значения или статуса․ Такой акт служит основанием для внесения изменений в учётные системы, справочники, нормативные документы и для последующего использования присвоенного значения в хозяйственной деятельности․

Когда применяется акт о присвоении

Присвоение почтового адреса newly constructed зданию или сооружению;
Присвоение инвентарного номера основным средствам;
Присвоение кода ОКВЭД новому виду деятельности;
Присвоение артикула или штрих‑кода новой продукции;
Присвоение личного идентификационного номера сотруднику (например, табельного номера);
Иные случаи, когда необходимо официально зафиксировать факт присвоения определённого значения объекту․

Нормативная база

Форма акта о присвоении не регламентируется отдельным федеральным законом, поэтому организация вправе разработать собственную форму, руководствуясь:

Гражданским кодексом РФ (ст․ 8 – принцип свободы договора и документооборота);
ФЗ «О бухгалтерском учёте» (требования к первичным документам);
Приказами Минфина России, регулирующими форму первичных учётных документов (например, Приказ № 61н от );
Внутренними нормативными актами организации (положением о документообороте, инструкцией по учёту основных средств и т․д․)․

Структура акта о присвоении

Типовой акт включает следующие блоки:

Шапка документа – наименование организации, её реквизиты (ИНН, КПП, ОГРН), название документа․
Дата и место составления акта․
Основание для присвоения (договор, приказ, распоряжение, внутренний регламент и т․п․)․
Описание объекта, которому присваивается значение (наименование, инвентарный номер, адрес и т․д․)․
Само присвоенное значение (новый адрес, номер, код и т․п․)․
Подписи лиц, участвовавших в процессе присвоения (ответственный исполнитель, руководитель подразделения, бухгалтер, юрист – в зависимости от внутренних правил)․
Расшифровка подписей (ФИО, должность)․
Примечания (при необходимости)․

Обязательные реквизиты

Для того чтобы акт имел юридическую силу и мог быть использован в бухгалтерском и налоговом учёте, в нём должны присутствовать:

Наименование документа («Акт о присвоении»);
Дата составления (день, месяц, год);
Наименование организации (полное и сокращённое);
ИНН, КПП, ОГРН организации;
Номер акта (внутренний регистрационный номер, если ведётся журнал актов);
Основание для присвоения (номер и дата приказа, договора и т․д․);
Полное описание объекта присвоения;
Присвоенное значение;
Подписи уполномоченных лиц с расшифровкой;
Примечания (если есть)․

Пошаговая инструкция заполнения акта о присвоении

Подготовьте основание – приказ руководителя, договор, внутреннее распоряжение, в котором указано, что необходимо присвоить определённое значение объекту․
Сформируйте шапку документа: укажите полное наименование организации, её реквизиты и название документа․
Заполните дату и место составления (город, офис)․
Укажите номер акта (если ведётся журнал актов)․
В разделе «Основание» приведите реквизиты приказа/договора (номер, дата, краткое содержание)․
Опишите объект: например, «Здание administratifное, расположенное по адресу: г․ Москва, ул․ Примерная, д․ 10»․
Укажите присваиваемое значение: например, «Присвоен почтовый индекс 123456»․
Подпишите акт уполномоченными лицами (обычно – ответственный за ведение реестра объектов, руководитель подразделения и главный бухгалтер)․
Расшифруйте подписи (ФИО, должность)․
При необходимости добавьте примечания (например, «Акт составлен в двух экземплярах: один – в бухгалтерию, второй – в отдел эксплуатации»)․
Сохраните акт в электронном и бумажном виде согласно внутренней политике хранения документов․

Пример заполненного акта о присвоении

ООО «АльфаСтрой»
ИНН ###, КПП 770101001, ОГРН 112###
г․ Москва, ул․ Строителей, д․ 5, офис 304

АКТ О ПРИСВОЕНИИ
№ 2026/08 от г․

Основание: Приказ генерального директора № 45 от г․ «О присвоении почтового индекса вновь введённому зданию»․

Объект: Здание административное, расположенное по адресу: г․ Москва, ул․ Примерная, д․ 15, этаж 1‑5․
Присвоенное значение: Почтовый индекс – 123456․

Подписи:
_________________ / Иванов И․И․ / Главный инженер
_________________ / Петрова А․С․ / Начальник отдела эксплуатации
_________________ / Сидорова М․В․ / Главный бухгалтер

Расшифровка подписей:
Иванов И․И․ – Главный инженер
Петрова А․С․ – Начальник отдела эксплуатации
Сидорова М․В․ – Главный бухгалтер

Примечание: Акт составлен в двух экземплярах: один – в бухгалтерию, второй – в отдел эксплуатации․

Советы по оформлению

Используйте единый шрифт (Times New Roman или Arial, размер 12 pt) и межстрочный интервал 1,5․
Выделяйте заголовки жирным шрифтом () или увеличивая размер шрифта․
Если акт оформляется в электронном виде, добавьте QR‑code или штрих‑код с номером акта для быстрого поиска в электронном архиве․
Проверяйте соответствие реквизитов организации данным из ЕГРЮЛ перед подписанием․
Храните акт минимум 5 лет в соответствии с требованиями законодательства о хранении первичных документов․

Часто задаваемые вопросы

Можно ли использовать акт о присвоении вместо приказа?
Нет․ Приказ является основанием для составления акта, но сам акт не заменяет приказ – он лишь фиксирует факт выполнения указания приказа․
Нужно ли заверять акт печатью организации?
Печать ставится по внутреннему регламенту организации․ Если в положении о документообороте предусмотрено обязательное заверение печатями, то акт следует заверить․
Можно ли оформить акт в электронной форме с электронной подписью?
Да, при условии, что электронная подпись соответствует требованиям ФЗ‑63 «Об электронной подписи» и внутренние нормативные акты организации допускают использование ЭДО․
Кто отвечает за хранение оригинала акта?
Ответственность обычно возлагается на бухгалтерию или отдел документооборота, в зависимости от внутреннего распределения функций․

Соблюдая представленные рекомендации и используя предложенный шаблон, вы сможете корректно оформлять акты о присвоении, обеспечивая их юридическую значимость и удобство дальнейшего использования в учёте и отчётности․