Акт отбора проб (образцов) – это официальный документ, фиксирующий факт и условия взятия проб продукции, сырья или материалов для последующего испытания, измерения или сертификации. Правильное оформление акта обеспечивает traceability (прослеживаемость) результатов, соответствие требованиям нормативных документов и допустимость использования полученных данных в процедурах подтверждения соответствия.

Нормативная база

• ГОСТ Р 58972-2020 «Оценка соответствия. Общие правила отбора образцов для испытаний продукции при подтверждении соответствия» – основной стандарт, регламентирующий порядок отбора, документирование и хранение актов.
• ГОСТ 31814-2012 «Методы отбора проб. Общие положения» – содержит рекомендации по выбору площадок, планам отбора и подготовке проб.
• ГОСТ Р 59024-2020 «Вода. Общие требования к отбору проб» – пример отраслевого стандарта, уточняющего специфические требования к отбору водных проб.
• Иные отраслевые ГОСТы и ТУ, которые могут ссылаться на указанные выше документы (например, ГОСТ 2517 для нефтепродуктов, ГОСТ 11262-80 для механических испытаний и т.д.).

Структура акта отбора проб

Согласно приложению Г к ГОСТ Р 58972-2020 (рекомендуемая форма), акт должен содержать следующие обязательные реквизиты:

1. Наименование документа – «АКТ ОТБОРА ОБРАЗЦОВ (ПРОБ)»;
2. Номер и дата акта – присваивается лабораторией или органом по сертификации;
3. Наименование организации‑заявителя (или заказчика) и её реквизиты (ИНН, ОГРН, адрес);
4. Наименование организации, осуществляющей отбор проб (испытательная лаборатория, орган по сертификации и т.п.);
5. Предмет отбора – наименование продукции, сырья, материала, его марка, артикул, партия, номер партии;
6. Условия отбора – место (адрес, склад, участок производства), дата и время отбора, условия окружающей среды (температура, влажность, если они регламентированы);
7. Метод отбора – ссылка на применяемый стандарт (ГОСТ, ТУ, внутренний норматив) и описание использованной техники (точечный, комбинированный, слоевый и т.д.);
8. Количество и масса/объём отобранных проб – указывается число единиц, общая масса или объём, а также масса/объём каждой пробы;
9. Идентификация проб – присвоенные номера проб, маркировка (например, П‑001, П‑002), описание внешнего вида, упаковки;
10. Подписи ответственных лиц – лицо, отобравшее пробу (ФИО, должность, подпись), представитель заявителя (если требуется), ответственный за оформление акта;
11. Примечания – любые особенности отбора (повреждения упаковки, аномалии, отклонения от плана).

Пошаговая инструкция заполнения акта

Подготовка документа

Перед началом отбора подготовьте бланк акта (можно использовать шаблон Word или Excel, соответствующий приложению Г ГОСТ Р 58972-2020). Убедитесь, что все поля доступны для заполнения и что у вас есть необходимые реквизиты организаций.

Ввод шапки акта

• В поле Наименование документа напишите «АКТ ОТБОРА ОБРАЗЦОВ (ПРОБ)».
• Укажите номер акта (например, АО‑2026‑001) и дату составления в формате ДД.ММ.ГГГГ.

Сведения о заявителе и исполнителе

• Заполните поля Наименование организации‑заявителя, ИНН, ОГРН, адрес.
• Аналогично внесите данные исполнителя (лаборатории): полное наименование, реквизиты, контактное лицо.

Описание объекта отбора

• Укажите наименование продукции (например, «Полипропилен гранулированный»).
• Укажите марку/артикул, номер партии и количество единиц в партии (если известно).
• Если отбор проводится от партии, поступившей на таможню, добавьте ссылку на таможенную декларацию.

Фиксация условий отбора

• Запишите место отбора (адрес склада, номер цеха, координаты точки отбора).
• Укажите дату и время начала и окончания отбора (чч:мм).
• При необходимости отметьте условия окружающей среды (температура ± 2 °C, относительная влажность ± 5 %).

Выбор и описание метода отбора

• Ссылка на норматив: например, «Метод отбора точечной пробы согласно ГОСТ 2517‑2005».
• Кратко опишите процедуру: «Отбор осуществлялся с помощью sterilizованного шприца объёмом 10 мл из трёх точек резервуара, расположенных на равном расстоянии по высоте».

Указание количества и идентификации проб

• Укажите общее количество отобранных проб (например, 3 пробы).
• Для каждой пробы заполните отдельную строку:
• Номер пробы (П‑001, П‑002, П‑003);
• Объём/масса (10 мл, 5 г и т.д.);
• Краткое описание внешнего вида (прозрачная жидкость, без осадка);
• Номер контейнера/упаковки, в котором проба помещена.

Подписи и заверение

• Лицо, непосредственно выполнявшее отбор, ставит свою подпись, расшифровывает ФИО и указывает должность.
• Если отбор осуществлялся в присутствии представителя заявителя, он также подписывает акт.
• Ответственный за оформление акта (например, ведущий инженер лаборатории) ставит свою подпись и дату.

Примечания

В этом разделе фиксируются любые отклонения от стандартной процедуры: повреждение упаковки, изменение температуры при транспортировке, необходимость повторного отбора и т.п.

Пример заполненного акта (фрагмент)

АКТ ОТБОРА ОБРАЗЦОВ (ПРОБ) № АО‑2026‑001
 от 

Заявитель: ООО «Полипласт»
 ИНН ###, ОГРН 112###
 г. Москва, ул. Ленина, д. 5
Исполнитель: ФГБУ «ВНИИМ»
 ИНН ###, ОГРН 102###
 г. Москва, проспект Вернадского, д. 82

Предмет отбора: Полипропилен гранулированный, марка ПП‑H030,
 партия № 20261105, количество в партии 25 т.

Место отбора: Склад готовой продукции, зона хранения № 3,
 г. Москва, ул. Ленина, д. 5, склад № 12.

Дата и время: , 09:15 – 09:45
Условия: t = 22 ± 2 °C, φ = 45 ± 5 %.

Метод отбора: ГОСТ 2517‑2005 «Нефтепродукты. Методы отбора проб».
 Точечный отбор из трёх точек резервуара (верх, середина, низ)
 стерильным шприцем объёмом 10 мл.

Количество проб: 3 пробы по 10 мл каждая.

№ пробы | Объём | Описание | Контейнер
--------|-------|----------|----------
П‑001 | 10 мл | прозрачная жидкость, без осадка | ПЭ‑флакон № 001
П‑002 | 10 мл | прозрачная жидкость, без осадка | ПЭ‑флакон № 002
П‑003 | 10 мл | прозрачная жидкость, без осадка | ПЭ‑флакон № 003
Подписи:
Отборщик: _____________________ / Иванов И.И. / инженер лаборатории
Представитель заявителя: _____________________ / Петрова А.С. / менеджер по качеству
Ответственный за оформление: _____________________ / Сидоров В.В. / ведущий инженер

Примечания: Отбор выполнен без отклонений от заявленного метода. Температура продукции в момент отбора соответствовала норме.

Частые ошибки при заполнении акта и способы их избежать

• Отсутствие ссылки на норматив – всегда указывайте конкретный ГОСТ/ТУ, согласно которому проводился отбор.
• Неполные данные о партии – номер партии, дата изготовления и количество единиц обязательны для прослеживаемости.
• Не указана дата и время отбора – без этого акт не может считаться доказательством факта отбора в конкретный момент.
• Неподписанный акт – подписи всех ответственных лиц обязательны; иначе документ имеет лишь информационный характер.
• Несоответствие объёма/массы проб требованиям метода – сверяйтесь с нормативом перед отбором, фиксируйте фактические показатели в акте.

Рекомендации по ведению журналов и хранению актов

• После подписания акт сканируйте и сохраняйте в электронном архиве с индексацией по номеру акта, дате и наименованию продукции.
• Ведите журнал регистрации актов отбора проб (можно в виде таблицы Excel), где фиксируются: номер акта, дата, продукт, ответственный, статус (выполнен/отклонён).
• Периодически (не реже одного раза в год) проводите внутренний аудит соответствия оформления актов требованиям ГОСТ Р 58972-2020.

Правильное заполнение акта отбора проб образцов – не просто формальная процедура, а важный элемент системы обеспечения качества и достоверности результатов испытаний. Соблюдение положений ГОСТ Р 58972-2020, ГОСТ 31814-2012 и отраслевых стандартов гарантирует, что документ будет признан действительным в рамках процедур подтверждения соответствия, судебных разбирательств и внутреннего контроля качества. Следуя представленной пошаговой инструкции и избегая типичных ошибок, лаборатории и органы по сертификации смогут оформлять акты быстро, прозрачно и в полном соответствии с нормативными требованиями.