Получение сотрудником повестки в военный комиссариат — это стандартная ситуация для любого работодателя‚ ведущего воинский учет. Однако с введением Реестра электронных повесток и изменениями в законодательстве (ФЗ № 31-ФЗ‚ ФЗ № 53-ФЗ) порядок действий стал более формализованным. Ошибки могут привести к штрафам для организации и должностных лиц‚ а также к проблемам у сотрудника. В этой статье подробно разбираем алгоритм действий HR-специалиста и руководителя на 2026 год.

Нормативная база: на чем стоит ответственность

Деятельность работодателя по воинскому учету регулируется следующими ключевыми актами:

• Федеральный закон от № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» (ст. 9‚ 21‚ 21.1) — обязанности работодателей по учету и обеспечению явки.
• Федеральный закон от № 31-ФЗ, внес изменения в 53-ФЗ‚ ввел понятие «электронная повестка» и Реестр повесток.
• Постановление Правительства РФ от № 1781, правила ведения Реестра повесток и порядок направления электронных повесток.
• КоАП РФ (ст. 21.5) — административная ответственность за нарушение правил воинского учета.
• ТК РФ (ст. 170) — гарантии сохранения рабочего места и заработной платы для сотрудников‚ явившихся по повестке.

Как работодатель узнает о повестке: каналы поступления

На 2026 год существует три основных способа‚ которыми повестка попадает к работодателю:

А. Бумажная повестка по почте (заказное письмо)

Классический вариант. Письмо приходит на юридический или фактический адрес организации. Важно: вручение повестки через работодателя считается официальным вручением. Уклонение от получения такого письма не отменяет последствий для призывника.

Б. Личное вручение представителем военкомата

Сотрудник военкомата (или уполномоченное лицо администрации населенного пункта) приходит в организацию и передает повестку под роспись ответственному лицу (обычно HR-менеджеру или секретарю).

В. Электронная повестка (Реестр повесток / Госуслуги)

С 2024 года основным каналом становится электронный. Военкомат направляет повестку в личный кабинет гражданина на портале «Госуслуги» или в личный кабинет на портале электронных повесток (reisvoen.ru).

Критически важный нюанс 2026 года: Несмотря на электронную отправку гражданину‚ бумажные уведомления (извещения) остаются обязательными для работодателей. Военкомат направляет в организацию извещение о том‚ что гражданину направлена электронная повестка. Работодатель обязан вручить это извещение сотруднику.

Алгоритм действий работодателя: пошаговая инструкция

Шаг 1. Прием и регистрация документа

• При получении заказного письма или визите представителя военкомата: зарегистрируйте входящий документ в журнале учета входящей корреспонденции / журнале воинского учета.
• Проверьте правильность реквизитов: ФИО сотрудника‚ дата рождения‚ адрес военкомата‚ дата и время явки‚ основание (прохождение ВЛК‚ уточнение данных‚ призыв и т.д.).

Шаг 2. Вручение повестки (извещения) сотруднику под роспись

Это главная обязанность работодателя (п. 5 ст. 9 53-ФЗ). Вручение должно произойти до даты явки‚ указанной в повестке.

• Личное вручение: Сотрудник ставит подпись на повестке (или извещении об электронной повестке) во втором экземпляре (экземпляре‚ остающемся в организации) или в журнале вручения повесток (Форма № 10 / произвольная форма с обязательными реквизитами: дата‚ ФИО‚ номер повестки‚ подпись получателя‚ дата получения).
• Если сотрудник в отпуске/на больничном/в командировке: Направьте повестку заказным письмом с уведомлением о вручении на адрес проживания сотрудника (адрес регистрации). Сохраните чек почты и трек-номер.

Шаг 3. Действия при отказе сотрудника от получения

Если сотрудник отказывается брать повестку/извещение в руки или ставить подпись:

1. Присутствие не менее двух свидетелей (коллег).
2. Составление Акта об отказе от получения повестки (произвольная форма‚ обязательные реквизиты: дата‚ состав комиссии‚ ФИО отказавшего‚ суть отказа‚ подписи членов комиссии и свидетелей).
3. Направление копии акта в военкомат (в течение 3 дней) и в организацию‚ ведущую воинский учет (если это не вы).

Отказ от получения не освобождает работодателя от обязанности уведомить военкомат и не отменяет обязанности призывника явиться.

Шаг 4. Обеспечение явки сотрудника (отпуск с работы)

Согласно ст. 170 ТК РФ и ст. 21.1 53-ФЗ‚ работодатель обязан отпустить сотрудника с работы на время явки в военкомат по повестке.

• Оформить приказ/распоряжение об освобождении от работы (основание: повестка‚ ст. 170 ТК РФ).
• Сохранить рабочее место и должность.
• Выплатить средний заработок за время отсутствия (оплачивается за счет средств работодателя‚ если иное не предусмотрено региональными соглашениями/коллективным договором).

Шаг 5. Контроль явки и информирование военкомата

Работодатель обязан сообщить в военкомат о явке или неявке сотрудника в течение установленного срока (обычно 2 недели с дня получения повестки/извещения‚ либо в сроки‚ указанные в самом извещении).

• Если сотрудник явился: направьте справку/уведомление с отметкой военкомата о явке.
• Если сотрудник не явился без уважительной причины: информируйте военкомат (основа для применения ст. 21.5 КоАП РФ к призывнику).

Электронные повестки в 2026 году: специфика работы с Реестром

Согласно Постановлению № 1781‚ повестка считается врученной гражданину с момента ее размещения в личном кабинете на Госуслугах/портале повесток. Однако для работодателя процедура выглядит так:

• В организацию приходит бумажное извещение (или электронное в систему ЭДО/личный кабинет работодателя на портале воинского учета‚ если настроена интеграция) о том‚ что гражданину направлена электронная повестка.
• Работодатель обязан вручить это извещение сотруднику под роспись (так же‚ как бумажную повестку).
• Сотрудник сам заходит в свой ЛК Госуслуг/Реестра‚ читает повестку и явится в военкомат.

Важно: Нельзя требовать от сотрудника показать экран телефона с повесткой как отчет о вручении. Отчетом является подпись в журнале/на извещении в организации.

Гарантии и права сотрудника (обязанности работодателя)

Нарушение этих прав ведет к трудовым спорам и штрафам по ст. 5.27 КоАП РФ:

• Сохранение рабочего места и должности (ст. 170 ТК РФ).
• Выплата среднего заработка за все дни отсутствия (день явки‚ дни прохождения ВЛК‚ дни дороги туда-обратно).
• Запрет на отправку в командировку за границу при наличии действующей повестки (в отношении гражданина действует временный запрет на выезд за границу).
• Запрет на увольнение по инициативе работодателя (кроме ликвидации организации) за время явки по повестке.
• Время явки по повестке включается в стаж (непрерывный‚ общий‚ пенсионный).

Ответственность сторон

Ответственность работодателя (КоАП РФ‚ ст. 21.5‚ ч. 1‚ 2)

Ответственность сотрудника (КоАП РФ‚ ст. 21.5‚ ч. 4-6)

• Неявка по повестке без уважительной причины: штраф от 10 000 до 30 000 руб. (повышено с 2024 года).
• Отказ от получения повестки: не освобождает от ответственности‚ акт об отказе является доказательством надлежащего уведомления.
• Уважительные причины: болезнь (справка 095/у)‚ смерть близкого родственника‚ стихийное бедствие и т.д. Документы предоставляются в военкомат в течение 3 дней после устранения причины.

Типовые ошибки работодателей (чек-лист «Чего НЕ делать»)

1. Игнорировать письмо от военкомата («мы не военкомат‚ пусть сами разбираются»).
2. Вручить повестку «на стол» или положить в личный дела без росписи. Юридически это равносильно не вручению.
3. Не отпускать сотрудника со ссылкой на загрузку/дедлайны/отсутствие приказа.
4. Не платить средний заработок за дни явки.
5. Отправлять сотрудника в командировку за границу‚ имея на руках повестку (риск уголовной ответственности за содействие уклонению).
6. Не сообщать в военкомат о результатах (явка/неявка/увольнение/переезд сотрудника).
7. Не вести журнал воинского учета / журнал вручения повесток;

Образцы документов для оформления (что держать в папке HR)

• Журнал учета входящих повесток/извещений от военкомата.
• Журнал вручения повесток гражданам‚ состоящим на воинском учете (колонки: № п/п‚ Дата получения от ВК‚ № повестки‚ ФИО сотрудника‚ Дата явки по повестке‚ Подпись сотрудника о получении‚ Дата возврата талона/ответа в ВК‚ Подпись HR).
• Форма акта об отказе от получения повестки.
• Приказ об освобождении от работы для явки в военкомат.
• Служебная записка/письмо в военкомат о явке/неявке/увольнении/переезде сотрудника.

Специальные ситуации

Сотрудник уволен до даты явки

Работодатель обязан сообщить в военкомат об увольнении в течение 2 недель (п. 5 ст. 9 53-ФЗ)‚ указав новый адрес проживания и место работы (если известно). Повестка (извещение) при этом передается сотруднику на руки при увольнении под роспись в расчетной ведомости или отдельном акте.

Сотрудник в отпуске/на больничном на дату явки

Направьте извещение/повестку заказным письмом с уведомлением на адрес регистрации. В журнале отметьте: «Направлено заказным письмом №… от дд.мм;гггг». Сообщите в военкомат о направлении.

Иностранные граждане / лица с двойным гражданством

Если сотрудник состоит на воинском учете в РФ (имеет военный билет/свидетельство)‚ к нему применяются общие правила. Если не состоит — работодатель обязан сообщить в военкомат о приеме на работу гражданина‚ подлежащего воинскому учету‚ в течение 2 недель.

Резюме: Главные правила 2026 года

1. Вручение, под роспись. Без подписи сотрудника (или акта об отказе) вручения не считалось.
2. Сроки — критичны. Вручить до даты явки‚ сообщить в ВК о результатах — в течение 2 недель (или по сроку из извещения).
3. Гарантии — неприкосновенны. Оплата среднего заработка‚ сохранение места‚ запрет на командировки за границу.
4. Электронная повестка не отменяет бумажный документооборот для работодателя. Извещение на бумаге (или в ЭДО от ВК) — ваш триггер к действию.
5. Ведение журналов — обязательно. Это основное доказательство исполнения обязанностей при проверке.

Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. Законодательство в сфере воинского учета динамично меняется. Рекомендуется сверять действия с актуальными редакциями 53-ФЗ‚ 31-ФЗ‚ Постановления № 1781 и КоАП РФ‚ а также консультироваться с профильными юристами.

Источники: ФЗ № 53-ФЗ‚ ФЗ № 31-ФЗ‚ Постановление Правительства РФ № 1781‚ КоАП РФ‚ ТК РФ‚ материалы КонсультантПлюс‚ ГАРАНТ‚ Контур.Экстерн‚ портал «Объясняем.РФ».