Доверенность на прием товара и подписание сопроводительных документов – это официальный акт‚ которым одно лицо (доверяющее) уполномочивает другое лицо (доверенное) получать товарно‑материальные ценности (ТМЦ) от поставщика и подписывать связанные с этим документы (товарные накладные‚ счета‑фактуры‚ акты приема‑передачи и т.д.). Ниже представлен подробный разбор правовой основы‚ рекомендаций по оформлению и готовый шаблон‚ который можно адаптировать под свои нужды.

Правовая база

• Статья 185 Гражданского кодекса РФ – определяет понятие доверенности и её виды.
• Статья 185.1 ГК РФ – регулирует форму доверенности (простая письменная‚ нотариально заверенная).
• Постановление Правительства РФ от № 1156 – устанавливает требования к электронному документообороту (ЭДО) и допускает использование электронных подписей в доверенностях.
• Нормативные акты Минфина и ФНС о порядке оформления первичных учетных документов (товарные накладные‚ счета‑фактуры‚ акты).

Когда необходима доверенность на прием товара

• Покупатель получает ТМЦ от поставщика через курьера‚ транспортную компанию или собственный склад.
• Доверенное лицо не является генеральным директором или главным бухгалтером организации‚ но должно иметь право подписи.
• Договор поставки заключён в электронной форме‚ а доверенность выдаётся на бумажном носителе (или наоборот).
• Необходимо подтвердить полномочия лица‚ получающего товар‚ перед поставщиком в рамках ЭДО.

Структура доверенности

Доверенность‚ выдаваемая для приема товара и подписания документов‚ обычно включает следующие разделы:

1. Заголовок – слово «ДОВЕРЕННОСТЬ» (можно выделить жирным).
2. Место и дата выдачи – город‚ день‚ месяц‚ год.
3. Информация о доверяющем (principal) – наименование организации‚ её ИНН‚ КПП‚ юридический адрес‚ реквизиты учредительных документов (Устав‚ выписка из ЕГРЮЛ).
4. Информация о доверенном лице (agent) – ФИО полностью‚ паспортные данные (серия‚ номер‚ кем и когда выдан)‚ должность‚ если доверенное лицо является сотрудником организации.
5. Предмет доверенности – перечень действий‚ которые доверенное лицо вправе выполнять:
   • прием товара‑материальных ценностей от указанного поставщика;
   • подписание товарных накладных‚ счетов‑фактур‚ актов приема‑передачи;
   • получение иных сопроводительных документов (сертификаты качества‚ декларации соответствия и т.п.).
6. Срок действия доверенности – конкретная дата окончания или условие (например‚ «до полного исполнения обязательств по договору поставки № … от …»).
7. Подпись доверяющего – подпись руководителя (гендиректора) или лица‚ уполномоченного выдавать доверенности (главный бухгалтер‚ уполномоченный представитель).
8. Расшифровка подписи – ФИО‚ должность.
9. Печать организации (при наличии).

Образец доверенности (шаблон)

Ниже представлен пример доверенности‚ который можно скопировать в любой текстовый редактор (Word‚ Google Docs) и заполнить под свои данные. Все выделенные части следует заменить актуальной информацией.

ДОВЕРЕННОСТЬ
г. ___________ «___» __________ 20__ г.

Мы‚ Полное наименование организации‚ расположенная по адресу: юридический адрес‚
ИНН __________________‚ КПП __________________‚
в лице ФИО руководителя‚ действующего на основании Устава (или доверенности № ___ от ___.___.____ г.)‚
именуемого в дальнейшем «Доверяющий»‚ выдано данное доверенное лицо:

ФИО доверенного лица‚
паспорт: серия №______ № ____________‚
выдан «___» __________ 20__ г. Кем выдан‚
проживающий по адресу: _____________________________‚
(если является сотрудником организации – должность: ____________________)‚

именуемое в дальнейшем «Доверенное лицо»‚

наделяем следующими полномочиями:

Принимать от имени Доверяющего товарно‑материальные ценности (ТМЦ) от
 Поставщик: полное наименование‚ ИНН‚ адрес
 в соответствии с договором поставки № __________________ от «___» __________ 20__ г.;

Подписывать товарные накладные‚ счета‑фактуры‚ акты приема‑передачи и иные
 сопроводительные документы‚ связанные с приемом указанной ТМЦ;

Получать от Поставщика иные документы‚ необходимые для оформления приема
 ТМЦ (сертификаты качества‚ декларации соответствия‚ транспортные накладные и т.п.);

Выполнять иные действия‚ непосредственно связанные с приемом ТМЦ и
 оформлением сопроводительной документации‚ в пределах‚ не противоречащих
 действующему законодательству РФ.

Настоящая доверенность действительна до «___» __________ 20__ г.
(или до полного исполнения обязательств по указанному договору поставки).

Доверяющий: _____________________ / ФИО руководителя /
(подпись) (расшифровка)
М.П. (при наличии печати)

Примечание: если доверенность оформляется в электронном виде и подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП)‚ то блок «Подпись» и «Печать» заменяется соответствующими реквизитами ЭЦП.

Пошаговая инструкция по заполнению

1. Подготовьте реквизиты сторон – выписку из ЕГРЮЛ/ЕГРИП‚ договор поставки‚ паспортные данные доверенного лица.
2. Определите срок действия – обычно доверенность выдают на период действия договора поставки или на конкретную дату (например‚ до ).
3. Заполните шаблон – замените все выделенные части на реальные данные.
4. Проверьте корректность – убедитесь‚ что все ИНН‚ КПП‚ номера договоров и даты указаны без ошибок.
5. Подпишите документ – руководитель организации ставит подпись и расшифровку; при наличии печати – проставьте её.
6. Передайте доверенность доверенному лицу – желательно вручить под расписку или отправить заказным письмом с уведомлением о вручении.
7. При необходимости оформите электронную версию – отсканируйте подписанный документ и направьте его поставщику через ЭДО‚ приложив к нему подтверждение полномочий лица‚ выдавшего доверенность (выписку из ЕГРЮЛ‚ приказ о назначении руководителя и т.д.).

Особенности оформления при работе через ЭДО

• Если договор поставки заключён в электронной форме‚ а доверенность выдаётся на бумажном носителе‚ поставщик может потребовать заверенную копию доверенности или выписку из ЕГРЮЛ‚ подтверждающую полномочия лица‚ подписавшего доверенность.
• При выдаче доверенности в электронном виде (с УКЭП) необходимо использовать формат‚ принятый в вашей системе ЭДО (например‚ XML‑схема согласно ФНС). В таком случае реквизиты печати и ручной подписи заменяются данными сертификата УКЭП.
• В некоторых случаях поставщик требует‚ чтобы доверенное лицо указало в доверенности образец своей подписи (от руки или электронный образец) – это упрощает проверку подлинности подписи на накладных.

Чего следует избегать

• Не указывайте в доверенности слишком широкие полномочия (например‚ «право совершать любые действия от имени организации») – это может привести к злоупотреблениям и признанию доверенности недействительной.
• Не оставляйте пустыми поля с датами и номерами – отсутствие обязательных реквизитов делает документ недействительным.
• Не используйте просроченные паспортные данные или неверные ИНН/КПП.
• Не забывайте про печать организации‚ если она обязательна по внутренним регламентам (например‚ для бюджетных учреждений).

Доверенность на прием товара и подписание документов – важный инструмент для обеспечения законности и прозрачности поставок. Правильно оформленный документ защищает интересы обеих сторон‚ минимизирует риски споров и упрощает работу с первичными бухгалтерскими документами. Используя представленный выше шаблон и следуя пошаговой инструкции‚ вы сможете быстро и корректно оформить доверенность под любые условия вашей договорной практики.

Если понадобится скачать готовый файл в формате .docx или .pdf‚ вы можете воспользоваться ссылкой ниже (замените на актуальный URL вашего хранилища):

• Скачать шаблон доверенности (DOCX)
• Скачать шаблон доверенности (PDF)