Ежегодная сверка сведений воинского учета — обязательная процедура для всех организаций и индивидуальных предпринимателей, имеющих в штате военнообязанных лиц и призывников. Нарушение сроков или порядка проведения сверки влечет административную ответственность (ст. 19.7 КоАП РФ). В статье подробно разбираем состав документов, порядок подготовки и актуальные изменения 2024–2026 гг.

Нормативная правовая база

Основным документом, регулирующим процедуру, является Постановление Правительства РФ от № 719 «Об утверждении Правил ведения воинского учета» (далее — Правила), а также Федеральный закон от № 53-ФЗ «Воинская обязанность и военная служба».

Согласно п. 23 Правил № 719, сверка проводится ежегодно. Дата и время устанавливаются военным комиссариатом (в поселениях, где нет военкоматов — органом местного самоуправления).

Подготовительный этап: что делает организация ДО встречи

До прихода представителя военкомата или направления документов HR-специалист должен провести внутреннюю ревизию. Это исключит ошибки и замечания по итогам сверки.

Проверка личных карточек военнообязанного (Форма № 10)

• Наличие карточки у каждого военнообязанного сотрудника (формы 10/у, 10-1/у).
• Соответствие данных карточки документам сотрудника (паспорт, военный билет/свидетельство призывника, удостоверение резервиста, документы об образовании, семейном положении, здоровье).
• Актуальность штампа о регистрации по месту пребывания/жительства (если сотрудник переезжал).
• Наличие отметок о пройденных ВУС (военно-учетных специальностях), категориях годности, званиях.

Сверка с Реестром воинского учета (ЕРВУ)

С 2024 года актуальность данных сверяется с Единым реестром воинского учета (ЕРВУ). Кадровик должен зайти в личный кабинет на портале «Госуслуги. Организациям» (раздел «Воинский учет») и сверить данные карточек с выписками из реестра.

Работа с сотрудниками

Провести личные беседы с военнообязанными для уточнения изменений: смена ФИО, адреса, семейного положения, получения нового образования, диагнозов, потери/получения ВУС.

Пакет документов, направляемых В военкомат (ИСХОДЯЩИЕ)

Согласно практике (КонсультантПлюс, «Современный предприниматель», налог-налог.ру), в военкомат направляется следующий пакет:

1. Служебное записка / Письмо организации — с исходящим номером и датой, адресованное военному комиссариату. Содержит просьбу провести сверку, перечень приложенных документов, ФИО ответственного лица и контакты.
2. Список граждан для сверки (по форме Приложения № 23 к Правилам № 719) — ключевой документ. Заполняется в 2-х экземплярах (один остается в военкомате, второй с отметкой о приеме возвращается в организацию).
   • Включает ФИО, дату рождения, воинское звание, состав воинского учета (офицеры/прапорщики/рядовой состав), ВУС, категорию годности.
   • Отдельно указываются лица, состоящие на учете в других военкоматах (для них заполняется отдельная форма по Приложению 23).
3. Личные карточки военнообязанных (Форма № 10 / 10-1) — оригиналы или заверенные копии (по требованию конкретного военкомата) для предъявления при личной встрече или сканирования при электронном обмене.
4. Журнал проверок осуществления воинского учета — предъявляется для отметки представителем военкомата о факте проведения сверки.

Документы, которые проверяет ВОЕНКОМАТ (ВХОДЯЩИЕ/ПРЕДЪЯВЛЯЕМЫЕ)

Представитель военкомата сверяет данные личных карточек (Форма 10) со следующими первоисточниками:

• Военный билет / Свидетельство призывника / Удостоверение резервиста (оригиналы).
• Паспорт гражданина РФ (страницы с фото, пропиской, сведениями о супруге/детях).
• Документы об образовании (дипломы, аттестаты — для определения ВУС).
• Документы о семейном положении (свидетельства о браке/разводе, рождении детей).
• Медицинские документы (выписки из историй болезни, справки о состоянии здоровья, для подтверждения категории годности).
• Выписка из ЕРВУ (актуальный электронный источник данных).
• Приказ о приеме на работу / Переводе / Увольнении (для сверки дат составления/передачи карточек).

Порядок проведения сверки в 2025–2026 гг.: пошаговая инструкция

Этап 1. Получение уведомления от военкомата

Военкомат направляет извещение (письменно или через ЕРВУ) с датой и временем сверки. Обычно это происходит в I квартале года.

Этап 2. Внутренняя подготовка (1–2 недели до даты)

• Сформировать реестр военнообязанных с указанием: военкомат учета, маршрут, дата последней сверки, статус.
• Заполнить Список по Приложению 23.
• Подготовить исходящее письмо.
• Распечатать/подготовить к показу карточки Формы 10.

Этап 3. Сама процедура сверки

Может проходить в двух форматах:

• Очно: представитель военкомата приходит в организацию. Сверяет карточки с документами сотрудников и Реестром. Вносит отметки в Журнал проверок и в Список (Приложение 23).
• Дистанционно (через ЕРВУ/ЭДО): организация загружает сканы карточек и Список в личный кабинет ЕРВУ или направляет через оператора ЭДО. Военкомат сверяет с базой и присылает акт/подтверждение.

Этап 4. Оформление результатов

• В Журнале проверок ставится подпись представителя военкомата с датой.
• Второй экземпляр Списка (Приложение 23) с отметкой военкомата «Сверено», подписью и печатью оформляется в организацию.
• При выявлении расхождений составляется Акт о выявленных несоответствиях (произвольная форма, но обязательно с указанием конкретных ошибок и сроков устранения).

Этап 5. Устранение замечаний

Если найдены ошибки (пропущенные призывники, неверные ВУС, устаревшие адреса), организация обязана исправить карточки и уведомить военкомат в установленные сроки (обычно 2 недели).

Сложные ситуации и нюансы 2024–2026 гг.

Сотрудники на учете в других военкоматах

Если военнообязанный состоит на учете в другом районе/городе, организация заполняет для него отдельный Список (Приложение 23) и направляет его в тот военкомат, где стоит на учете сотрудник. В своем военкомате (по месту нахождения организации) в общем списке напротив такого сотрудника ставится отметка «На учете в другом ВК».

Электронный воинский учет (ЕРВУ)

Переход на «цифру» не отменяет бумажных карточек Формы 10 (пока нет полного перехода на электронные досье). Однако приоритет отдается данным Реестра. Если в карточке на бумаге одно, а в ЕРВУ — другое, правдой считается Реестр (при условии подтверждения документами).

Резервисты и призывники

Сверка проводится по всем категориям: офицеры, прапорщики, мичманы, сержанты, матросы, солдаты (рядовой состав), призывники. Исключений нет.

Ответственность за нарушение

• Ст. 19.7 КоАП РФ: на должностных лиц — штраф от 10 000 до 50 000 руб.; на организации — от 100 000 до 500 000 руб. (за неподготовку документов, несвоевременную сверку, отказ в предоставлении сведений).
• Повторное нарушение — штрафы выше и возможна дисквалификация должностного лица.

Образцы и формы документов (для скачивания/заполнения)

Ниже приведены названия стандартных форм, которые используются в работе (доступны в системах КонсультантПлюс, Гарант, на сайтах военкоматов):

• Форма № 10 — Личная карточка военнообязанного (утв. Приказом Минобороны РФ от № 630).
• Форма № 10-1, Личная карточка призывника.
• Приложение № 23 к Правилам № 719, Список граждан для сверки учетных сведений.
• Журнал проверок осуществления воинского учета — свободная форма, но обязательные реквизиты: дата, ФИО проверяющего, подпись, результат.
• Акт о выявленных несоответствиях — произвольная форма организации.

Контакты для обращений [Шаблон для заполнения]

Внимание: Контакты конкретного военкомата зависят от места нахождения вашей организации. Ниже приведен шаблон, который необходимо заполнить актуальными данными вашего региона.

Чек-лист кадровика «Готовность к сверке»

1. [ ] Получено уведомление от военкомата о дате сверки.
2. [ ] Выгружен актуальный список военнообязанных из 1С/Кадровой системы.
3. [ ] Проведена сверка карточек Ф.10 с паспортами, военными билетами, дипломами, ЕРВУ.
4. [ ] Заполнен Список по Приложению 23 (2 экз.) — общий и для «чужих» военкоматов.
5. [ ] Подготовлено исходящее письмо с перечнем вложений.
6. [ ] Готовы к предъявлению: Журнал проверок, карточки Ф.10, приказы о приеме/увольнении.
7. [ ] Назначено ответственное лицо (ФИО, должность, телефон, email) — указано в письме.
8. [ ] После сверки: получен подписанный экземпляр Списка, сделаны отметки в Журнале.
9. [ ] Исправлены все замечания по Акту в установленный срок.

Качественная подготовка к ежегодной сверке — залог отсутствия штрафов и спокойной работы кадровой службы. Главные изменения последних лет — интеграция с ЕРВУ и ужесточение ответственности. Ведите документы актуально круглый год, а не только за неделю до визита военкомата. Используйте приведенные выше списки и чек-лист для системной работы.

Данная статья носит информационный характер и основана на законодательстве РФ (ФЗ-53, Пост. № 719, КоАП РФ) и судебной практике на 2024–2026 гг. Для решения специфических вопросов рекомендуется обратиться к военному комиссариату по месту нахождения организации или к профессиональному юристу по трудовому и воинскому праву.