Предоставление списков сотрудников, состоящих на воинском учете, — это прямая обязанность работодателей, закрепленная в Федеральном законе от № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» (ст․ 7, 9, 21․1) и Постановлении Правительства РФ от № 731 «Об утверждении Правил ведения воинского учета»․ Нарушение сроков или порядка сдачи данных влечет за собой административную ответственность (штрафы по ст․ 5․27 КоАП РФ)․

Ниже представлена подробная инструкция по подготовке документа, структуре реестра и актуальным нюансам, о которых сообщают профильные издания (в частности, журнал «Упрощёнка» в материале от )․

Законодательные основания и цели запроса

Военкоматы направляют запросы организациям для решения следующих задач:

• Ежегодная сверка данных (обычно в январе-феврале или осенний период) — актуализация личного состава воинского учета․
• Частичная мобилизация / призывные кампании — оперативное уточнение наличия военнообязанных в штате․
• Планирование мероприятий по гражданской обороне и учет резервистов․

Важно: Согласно ст․ 9 Закона № 53-ФЗ, работодатель обязан сообщать в военкомат о приеме на работу и увольнении военнообязанных в течение 2 недель, а также предоставлять списки по запросу военкомата в установленные им сроки (как правило, 5–10 рабочих дней с момента получения письма)․

Есть ли единая утвержденная форма?

Строго утвержденной федеральным уровнем формы для «списка по запросу» не существует․ В Правилах ведения воинского учета (Пост․ № 731) утверждены формы для первичного учета (Форма № 6 «Личная карточка военнообязанного», Форма № 7 «Учетная карточка»), но для сводного списка, направляемого в военкомат по требованию, организации используют:

1. Форму, по которой ведется ежегодная сверка (часто это Форма № 10 «Список военнообязанных, подлежащих отчислению/включению в воинский учет» или аналогичная внутренняя таблица)․
2. Свободную форму на бланке организации, содержащую обязательный минимум реквизитов (см․ ниже)․

Практика экспертов «Упрощёнки»: «Специальной формы нет, используйте ту же, по которой проводите ежегодную сверку данных с военкоматом»․

Структура и обязательные колонки списка (Образец)

Рекомендуемая структура таблицы (можно оформить в Excel/Word на логотипе организации):

Пошаговая инструкция по заполнению

Шаг 1․ Определите круг лиц, подлежащих включению

В список вносятся только сотрудники по трудовому договору (штатные работники), которые:

• Состоят на воинском учете (имеют воинский билет или удостоверение офицера/прапорщика)․
• Являются военнообязанными (мужчины 18–50/55/65 лет в зависимости от звания, женщины с ВУС);

Шаг 2․ Учтите нюансы статуса сотрудников (Критически важно)

• Уволенные сотрудники: Если на дату составления списка сотрудник написал заявление, но еще работает (не наступил последний рабочий день) — включать в список ОБЯЗАТЕЛЬНО․ Со следующего дня после даты увольнения включать его нельзя (обязанность переходит к новому работодателю или на личное лицо)․
• Сотрудники по ГПХ (гражданско-правовым договорам): НЕ включаются в списки для военкомата․ Воинский учет ведут только работодатели по трудовому договору (ст․ 7 Закона № 53-ФЗ)․
• Внешние совместители: Включаются в список основного места работы․ При совмещении по трудовому договору у нескольких работодателей — учитываются у каждого, но военкомат, как правило, закрепляет учет за основным местом работы․
• Отпускающиеся / больные / в командировке: Включаются в список с пометкой в колонке «Примечание»․

Шаг 3․ Заполните реквизиты документа

На бланке организации (или просто на листе А4 с шапкой) укажите:

• Наименование организации (полное и сокращенное)․
• ИНН / КПП․
• Адрес местонахождения․
• Телефон ответственного лица (воинский уполномоченный / HR / кадровик)․
• Номер и дату входящего письма военкомата (если список сдается по требованию)․
• Дату составления списка (актуальность данных на эту дату)․

Шаг 4․ Подписание и заверение

• Подписывает руководитель организации (или уполномоченное лицо по доверенности/приказу)․
• Свидетельствует печатью (если организация использует печать; для ИП и МСП печать не обязательна, но желательна для идентификации)․
• Рекомендуется ставить визу на каждом листе при многостраничном документе․

Способы и сроки сдачи

Способы передачи (пrioritet по убыванию):

1. Лично (с получением отметки о принятии на втором экземпляре или в журнале учета входящей корреспонденции военкомата)․
2. Почта РФ, ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении․
3. Электронно — через личный кабинет на портале «Госуслуги․ Решение вопросов военкомата» (если военкомат подключен и требует именно этот формат) или по официальной почте военкомата (подписанное ЭП руководителя PDF)․

Сроки:

Устанавливаются в требовании военкомата․ Закон не устанавливает единый жесткий срок для ответа на входящий запрос, но военкоматы обычно дают 5–10 рабочих дней․ Просрочка, основание для штрафа․

Ответственность за нарушение

Основание: ст․ 5․27 КоАП РФ «Нарушение законодательства о воинской обязанности, военной службе и воинском учете»․

• На должностных лиц (руководителей, HR): штраф от 1 000 до 5 000 руб․ (ч․ 1 ст․ 5․27 КоАП РФ)․
• На юридических лиц: штраф от 10 000 до 50 000 руб․ (ч․ 4 ст․ 5․27 КоАП РФ)․
• На ИП: штраф от 5 000 до 20 000 руб․ или административное приостановление деятельности до 90 дней․

При повторном нарушении в течение года санкции ужесточаются (до дисквалификации руководителя на 1–3 года)․

Работа с персональными данными

Список содержит специальную категорию персональных данных (воинский учет, здоровье, категория годности)․ Передача данных в военкомат являеться обязательной по закону (ч․ 1 ст․ 6 ФЗ-152 «О персональных данных»), согласие субъектов не требуется․ Однако:

• Передавайте данные только по официальному запросу (входящий номер)․
• Используйте защищенные каналы связи (шифрование архива паролем при отправке по e-mail, пароль сообщать отдельным письмом/звонком)․
• Храните копию переданного списка и доказательства отправки (почтовый чек, скан с печатью военкомата, лог портала Госуслуг) не менее 3 лет;

Типовые ошибки, которых стоит избегать

1. Отсутствие даты актуальности․ Военкомат не примет список «на вчера» или без даты․
2. Включение сотрудников по ГПХ / самозанятых․ Это грубая ошибка, засоряющая базу военкомата․
3. Неуказание ВУС (воинской специальности) или категории запаса․ Данные критичны для планирования мобилизации․
4. Игнорирование уволенных, но еще работающих․ Риск штрафа за недостоверные сведения․
5. Сдача без входящего номера/подписи получателя․ Невозможно доказать факт сдачи в срок․

Автоматизация и учет (Советы кадровикам)

• Ведите Журнал учета военнообязанных (Форма № 8 или свободная) постоянно, а не за ночь перед сдачей․
• Используйте возможности 1С:ЗУП / КА / ERP — там есть отчет «Список военнообязанных для военкомата» с автозаполнением из карточек сотрудников․
• Назначьте ответственного за воинский учет (приказом) и обучите его взаимодействию с военкоматом․
• Проводите внутреннюю сверку с данными личных карточек (Форма № 6) ежеквартально․

Резюме

Предоставление списка сотрудников в военкомат — рутинная, но юридически рискованная процедура․ Ключевые правила успеха:

1. Используйте привычную форму (по годовой сверке) или свободную с полным набором реквизитов․
2. Включайте только трудовников на дату составления (включая уволенных, но еще не ушедших)․
3. Исключайте ГПХ и самозанятых;
4. Сдавайте в срок с фиксацией факта получения (второй экземпляр, почта, Госуслуги)․
5. Храните доказательства сдачи․

---

Дисклеймер: Данная статья носит информационный характер и составлена на основе открытых источников (в т․ч․ материалов журнала «Упрощёнка» от ) и действующего законодательства РФ (ФЗ-53, Пост․ № 731, КоАП РФ) на момент публикации․ Военкоматы могут иметь локальные методические рекомендации по оформлению списков․ Рекомендуется уточнять требования к форме и срокам непосредственно в своем районном/городском военкомате по телефону, указанному в требовании․ Статья не является правовой консультацией․