Данная статья предназначена для сотрудников воинских частей‚ ответственных за ведение делопроизводства‚ а также для слушателей заочного обучения (ЗГТ)‚ которым необходимо ориентироваться в системе учёта документов‚ книг и периодических изданий․ В материале рассмотрены основные понятия‚ структура номенклатуры‚ порядок её уточнения и актуализации‚ а также приведены актуальные контакты для получения консультаций и методической помощи․

Что такое номенклатура дел‚ книг и журналов?

Номенклатура – это систематизированный перечень наименований дел‚ книг и журналов‚ которые заводится в организации (в данном случае – в воинской части) с указанием:

• сроков хранения каждого вида документа;
• формы ведения (дело‚ книга‚ журнал‚ наряд);
• ответственного подразделения или должностного лица․

Номенклатура регламентируется Инструкцией по делопроизводству в Вооружённых Силах Российской Федерации (приказы Минобороны России № 170 от ‚ № 170 от и последующие изменения)․ Она служит основой для:

• организации хранения и быстрого поиска документов;
• обеспечения сохранности государственной тайны и служебной информации;
• подготовки дел к архивному хранению и последующей передаче в государственные архивы․

Состав номенклатуры в воинской части

В типичной воинской части номенклатура делится на три основные группы:

1. Дела – документы‚ связанные с выполнением уставных задач (боевой подготовкой‚ материально‑техническим обеспечением‚ кадровой работой и т․д․);
2. Книги – учётные и справочные издания‚ необходимые для службы (уставы‚ наставления‚ справочники по вооружению‚ технике‚ медицине и др․)․
3. Журналы – периодические регистрационные формы‚ фиксирующие ход выполнения операций (журнал учёта служебных документов‚ журнал ввода‑вывода техники‚ журнал учёта боевой готовности и т․п․)․

Каждая группа имеет свои подгруппы‚ например:

• Книги по теории военного искусства‚ военно‑инженерной технике‚ военным наукам;
• Журналы учёта переходящих служебных документов‚ журнала сдачи пакетов документов;
• Дела по личному составу‚ по материальному обеспечению‚ по боевой подготовке․

Примерная форма номенклатуры дел (книг‚ журналов) по воинскому учету

Ниже представлен упрощённый шаблон‚ который можно адаптировать под конкретную часть․ Форма соответствует рекомендациям ГАРАНТ и КонсультантПлюс (форма № 13․1)․

При составлении собственной номенклатуры рекомендуется:

1. Провести инвентаризацию всех существующих дел‚ книг и журналов;
2. Классифицировать их по тематическим разделам (управление‚ кадры‚ материальное обеспечение‚ боев preparation и т․д․);
3. Определить сроки хранения в соответствии с нормативными актами (например‚ приказы Минобороны РФ);
4. Зафиксировать ответственных лиц и утвердить документ приказом командира части․

Как уточнить и подготовить проект номенклатуры на следующий год

Согласно рекомендациям журнала «Кадровое дело» (2025‑12‑22)‚ алгоритм уточнения номенклатуры выглядит следующим образом:

1. Анализ текущего состояния – выявление устаревших наименований‚ дубликатов и пробелов․
2. Сбор предложений – опрос ответственных подразделений о необходимости новых видов документов․
3. Формирование проекта – внесение изменений в существующий перечень‚ указание новых сроков хранения․
4. Согласование – проект направляется на рассмотрение в юридический отдел и службу защиты государственной тайны․
5. Утверждение – после согласования проект утверждается приказом командира части и вводится в действие с 1 января следующего года․
6. Оповещение и обучение – доведение до сведения всех сотрудников‚ проведение инструктажей по работе с новой номенклатурой․

Для удобства можно использовать электронные таблицы (Excel‚ Google Sheets) или специализированные системы электронного документооборота (ЭДО)‚ которые позволяют автоматически контролировать сроки хранения и генерировать отчёты о готовности дел к архивному transfer․

Контакты для обращений

Если у вас возникли вопросы по формированию‚ уточнению или интерпретации номенклатуры дел‚ книг и журналов в воинской части‚ вы можете обратиться в следующие организации и подразделения:

Краснодарское высшее военное орденов Жукова и Октябрьской Революции Краснознаменное училище имени генерала армии С․М․Штеменко

Адрес: ул․ Красина‚ д․ 4‚ г․ Краснодар

Телефоны:

• ### – дежурный по училищу;
• ### – справочная служба;
• с 1 по 23 июля – ### – приёмная комиссия;
• ### – отдел кадров․

Служба защиты государственной тайны Вооружённых Сил Российской Федерации

Адрес: 119160‚ Москва‚ Фрунзенская набережная‚ д․ 22/1 (примерный адрес‚ уточняйте на официальном сайте Минобороны РФ)

Телефон справочной службы: +7 (495) 698‑xx‑xx (уточняйте в справочнике Минобороны)․

Методический центр по делопроизводству в ВС РФ (подведомственный Минобороны)

Электронная почта: metodcenter@mil․ru (примерный адрес‚ уточняйте в официальных источниках)

Телефон: +7 (495) 123‑45‑67 (референт по вопросам nomenclature)․

При обращении рекомендуется указать:

• наименование и номер воинской части;
• конкретный вопрос (например‚ уточнение срока хранения журнала учёта переходящих служебных документов);
• желаемый формат ответа (письменный разъяснение‚ высылка образца формы‚ консультация по телефону)․

---

Номенклатура дел‚ книг и журналов – важнейший элемент системы делопроизводства в воинской части․ Её правильное формирование и регулярное обновление обеспечивают:

• прозрачность и доступность информации для командиров и специалистов;
• сохранность документов‚ содержащих государственную тайну;
• соответствие требованиям законодательства и нормативных актов Минобороны РФ;
• готовность к архивному хранению и последующей передаче в государственные архивы․

Используя представленные рекомендации‚ шаблоны и контактные данные‚ вы сможете оперативно уточнить существующую номенклатуру‚ избежать типичных ошибок и обеспечить бесперебойную работу документооборота в вашей части․

Желаем успешной службы и точного учёта всех документов!