Дата публикации:

Взаимодействие между гражданскими и военными ведомствами часто требует оформления официальных запросов. В данном случае речь идёт о необходимости направить письмо‑запрос из Департамента лесного хозяйства по Сибирскому федеральному округу (СФО) в Департамент военного имущества Министерства обороны Российской Федерации. Ниже представлен пошаговый алгоритм подготовки такого документа, основанный на действующей нормативной базе и рекомендациях юристов.

Нормативная база

• Приказ Министра обороны Российской Федерации от 03 сентября 2020 г. № 444 – «Об утверждении Положения о Департаменте военного имущества Министерства обороны Российской Федерации» (см. источник docs.cntd.ru). Данный документ определяет функции Департамента военного имущества, включая управление и распоряжение имуществом Вооружённых Сил, земельными участками и высвобождаемым движимым военным имуществом (ВДВИ).
• Федеральный закон «О государственной тайне» (№ 5485‑1 от ) – регламентирует порядок работы с информацией, отнесённой к государственной тайне, что особенно важно при запросах, касающихся военного имущества.
• Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти (утверждена Приказом Минюста России от № 236) – содержит требования к оформлению официальных писем, их структуре и порядку регистрации.
• Положения о взаимодействии федеральных органов исполнительной власти (утверждены Постановлением Правительства РФ от № 115) – определяют порядок межведомственного взаимодействия и использования электронной почты для официальной переписки.

Этапы подготовки письма‑запроса

1. Определение цели запроса – чётко сформулировать, какие сведения или действия требуются от Департамента военного имущества (например, предоставление сведений о земельных участках, находящихся в постоянном бессрочном пользовании у Вооружённых Сил, либо запрос о возможности использования части лесного фонда для нужд лесного хозяйства).
2. Сбор необходимых приложений – подготовить копии нормативных актов, внутренних приказов Департамента лесного хозяйства, картографические материалы, если они требуются для обоснования запроса.
3. Формирование текста письма – соблюсти структуру официального делового письма, использовать официально‑деловой стиль, избегать эмоциональных оценок.
4. Согласование внутри ведомства – передать проект на рассмотрение руководителю подразделения, юристу и, при необходимости, в службу информационной безопасности для проверки на наличие сведений, отнесённых к государственной тайне.
5. Регистрация и отправка – внести письмо в журнал исходящей корреспонденции, присвоить регистрационный номер, отправить через защищённую корпоративную электронную почту (с использованием ЭЦП, если требуется внутренними регламентами).
6. Контроль исполнения – установить срок ответа (обычно 30 календарных дней согласно ст. 12 Федерального закона «О доступе к информации»), назначить ответственного за получение и обработку ответа.

Структура официального письма‑запроса

Согласно инструкции по делопроизводству, письмо должно содержать следующие обязательные реквизиты:

• Шапка – наименование отправителя (полное название Департамента лесного хозяйства по СФО, его адрес, индекс, телефон, факс, электронная почта).
• Дата и номер документа – например, «№ 12‑34/56 от ».
• Получатель – наименование Департамента военного имущества Министерства обороны РФ, его адрес (г. Москва, ул. Зубовский бульвар, д. 4).
• Тема письма – кратко отражает суть запроса, например: «Запрос о предоставлении сведений о земельных участках, находящихся в постоянном бессрочном пользовании у Вооружённых Сил РФ, расположенных на территории Новосибирской области».
• Вводная часть – ссылка на нормативный акт, на основании которого осуществляется запрос (например, «В соответствии с пунктом 2.1 Положения о Департаменте военного имущества Министерства обороны РФ, утверждённого приказом Министра обороны РФ от № 444…»)
• Основная часть – чёткое изложение просьбы, перечень запрашиваемых сведений или действий, обоснование необходимости получения информации (например, для планирования лесохозяйственных мероприятий, оценки состояния лесных ресурсов, обеспечения противопожарной безопасности).
• Заключительная часть – выражение готовности предоставить дополнительную информацию, указание на ожидаемый срок ответа, ссылка на контактное лицо (ФИО, должность, телефон, e‑mail).
• Подпись – фамилия, имя, отчество руководителя (или его заместителя), должность, личная подпись (при отправке на бумажном носителе) или электронная подпись (при электронной отправке).
• Приложения – перечень прилагаемых документов (например, копия карты земельных участков, выписка из реестра лесного фонда, внутренний приказ Департамента лесного хозяйства).

Пример текста письма‑запроса

Министерство лесного хозяйства Новосибирской области
Департамент лесного хозяйства по Сибирскому федеральному округу
630090, г. Новосибирск, ул. Красный проспект, д. 10
Тел.: (383) 123‑45‑67, факс: (383) 123‑45‑68
e‑mail: leshoz@sfo.gov.ru

№ 12‑34/56 

Департамент военного имущества
Министерства обороны Российской Федерации

119049, г. Москва, ул. Зубовский бульвар, д. 4

Тема: Запрос о предоставлении сведений о земельных участках,
 находящихся в постоянном бессрочном пользовании у
 Вооружённых Сил РФ, расположенных на территории
 Новосибирской области
В соответствии с пунктом 2.1 Положения о Департаменте военного
имущества Министерства обороны Российской Федерации,
утверждённого приказом Министра обороны РФ от № 444,
а также в целях обеспечения взаимодействия между гражданскими
и военными органами в сфере лесного хозяйства, просим
предоставить следующую информацию:

Перечень земельных участков, составляющих государственную
 казну Российской Федерации и находящихся на праве
 постоянного (бессрочного) пользования у Вооружённых Сил
 Российской Федерации, расположенных на территории
 Новосибирской области (с указанием кадастровых номеров,
 площади, категории земель и целевого назначения).

Сведения о наличии на указанных участках лесного фонда
 (породный состав, возрастные классы, запас древесины,
 наличие защитных и специально охраняемых территорий).

Информация о возможных ограничениях или обременениях,
 связанных с использованием данных земель в лесном
 хозяйстве (например, зоны санитарной охраны объектов
 обороны, режимы доступа, требования к проведению
 лесохозяйственных работ).

Запрос необходим для разработки региональной программы
устойчивого управления лесными ресурсами Новосибирской
области и обеспечения противопожарной безопасности на
прилегающих территориях.

Просим предоставить ответ в письменной форме в течение
30 календарных дней с даты получения настоящего письма.
Контактное лицо для уточнения деталей: Иванов Иван
Иванович, ведущий специалист отдела лесного кадастра,
тел.: (383) 123‑45‑67, e‑mail: i.ivanov@leshoz.sfo.gov.ru.
Приложения:
Карта-схема расположения интересующих земельных участков
 (масштаб 1:200 000).
Выписка из реестра лесного фонда Новосибирской области
 (формат PDF, 5 страниц).

И.о. руководителя Департамента лесного хозяйства по СФО
_____________________ /Петров П.П./

Рекомендации по отправке электронного письма

• Использовать корпоративный почтовый сервер с поддержкой шифрования (TLS) и, при необходимости, электронной цифровой подписи (ЭЦП) согласно внутренним регламентам министерства.
• Тема письма должна точно соответствовать теме бумажного варианта, чтобы избежать путаницы при регистрации входящей корреспонденции.
• Приложения следует прикреплять в форматах, гарантирующих неизменяемость (PDF/A, TIFF) и проверять их на отсутствие вредоносного кода.
• После отправки сохранить подтверждение о доставке (read‑receipt или журнал отправления) и внести его в дело.
• В случае отсутствия ответа в установленный срок направить повторный запрос с пометкой «Напоминание» и ссылкой на исходное письмо.

Ответ юриста: часто задаваемые вопросы

Нужно ли получать согласие ФСБ на передачу сведений о земельных участках?

Если запрашиваемая информация не относится к государственной тайне (например, сведения о категориях земель, площади, наличии лесного фонда), согласие ФСБ не требуется. Однако перед отправкой рекомендуется проверить, не содержат ли запрашиваемые данные сведения о объектах обороны, которые могут быть отнесены к секретным.

Какой срок ответа считается законным?

Согласно ст; 12 Федерального закона «О доступе к информации, находящейся в распоряжении государственных органов и органов местного самоуправления», орган обязан предоставить ответ в течение 30 календарных дней. При необходимости продления срока орган должен уведомить заявителя о причинах и новом сроке.

Можно ли отправить запрос через обычную общедоступную электронную почту (например, Gmail)?

Для официальной переписки между федеральными органами исполнительной власти следует использовать служебные электронные адреса, расположенные в домене государственной организации (например, @mil.ru, @leshoz.sfo.gov.ru). Это обеспечивает подтверждение подлинности отправителя и соблюдение требований по защите информации.

Какие последствия могут возникнуть при неправильном оформлении запроса?

Несоответствие установленной форме может привести к возврату письма на доработку или к отказу в предоставлении информации из‑за отсутствия необходимых реквизитов. Поэтому важно строго следовать инструкции по делопроизводству и приложить все требуемые документы.

Подготовка официального запроса от Департамента лесного хозяйства по СФО в Департамент военного имущества Министерства обороны требует внимательного изучения нормативной базы, чёткой формулировки цели и соблюдения установленной структуры документа. Следуя представленным рекомендациям и используя пример текста письма, можно минимизировать риски отказа и обеспечить эффективное межведомственное взаимодействие в интересах лесного хозяйства и обеспечения безопасности территории Новосибирской области.

---

Статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. Для получения персонализированной рекомендации рекомендуется обратиться к квалифицированному юристу.