Дата публикации:

Получив повестку из военкомата, сотрудник обязан явиться в указанное время и место. В период его отсутствия на работе необходимо оформить это время в соответствии с трудовым законодательством и внутренними регламентами организации. Ниже представлен пошаговый алгоритм действий, образцы документов и контактные данные горячих линий, которые помогут кадровикам и руководителям избежать ошибок.

Основания для отсутствия

• Повестка (вызов) в военкомат – официальный документ, подтверждающий необходимость явиться для прохождения воинского учета, мобилизации или иных мероприятий, связанных с военной службой.
• Отсутствие считается уважительной причиной (ст. 128 ТК РФ), если работник предоставил копию повестки или иное подтверждение вызова.

Как оформить отсутствие в табеле учёта рабочего времени

Согласно рекомендациям КонсультантПлюс и практике кадровых служб, период отсутствия отмечается специальным кодом:

• Буквенный код – Г (отсутствие по уважительной причине).
• Цифровой код – 23 (отсутствие в связи с вызовом в военкомат).

Пример записи в табеле:

Дата | Смены | Код | Примечание
-----------------------------------------
 | 8 ч | Г | Вызов в военкомат (повестка № 12345)
 | 8 ч | Г | Вызов в военкомат (повестка № 12345)
...

Акт об отсутствии возможности подписать документы

Если работник не мог подписать внутренние документы (например, заявления, отчёты) из‑за отсутствия, составляется акт:

1. Название документа: Акт об отсутствии возможности подписать документы у мобилизованного работника.
2. В шапке указывают: дата составления, наименование организации, ФИО сотрудника, номер и дата повестки.
3. В описании фиксируют: «Сотрудник отсутствовал на работе с ___ по ___ в связи с вызовом в военкомат (повестка № ___). В связи с этим невозможно было получить его подпись под документами ___».
4. Акт подписывает руководитель подразделения и ответственный за кадровое обеспечение (кадровик).
5. К акту прилагают копию повестки и, при наличии, выписку из табеля.

Пример формулировки:

С приказом не ознакомлен, так отсутствовал на работе в связи с призывом на службу по мобилизации. Акт от . Подпись: ___________________ (руководитель).

Заявление в военкомат (если требуется подтверждение уважительной причины)

Иногда военкомат запрашивает письменное подтверждение от работодателя о том, что отсутствие было связано с вызовом. В этом случае составляется официальное письмо:

• Шапка: реквизиты организации, дата, номер исходящего документа.
• Адресат: военкомат (указать полное наименование и адрес).
• Тело письма: подтверждение получения повестки № ___ от ___ числа, указание периода отсутствия работника (с ___ по ___), просьба учесть данную информацию при дальнейшем взаимодействии.
• Подпись руководителя и печать организации.

Горячие линии и контактные службы поддержки

Для получения актуальной информации о порядке вызова, оформлении документов и получения консультаций можно воспользоваться следующими горячими линиями (данные актуальны на конец 2026 года):

При звонке подготовьте:

• ФИО и дату рождения сотрудника;
• Номер и дату повестки;
• Ваши контактные данные (должность, отдел, телефон).

Примеры документов (скачать можно в приложении)

Ниже приведены ссылки на шаблоны, которые можно адаптировать под свою организацию:

• Акт об отсутствии возможности подписать документы
• Заявление в военкомат о подтверждении уважительной причины отсутствия
• Табель учёта рабочего времени с кодами Г и 23

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли ставить отметку в трудовой книжке о вызове в военкомат?

Нет, запись в трудовую книжку делается только при увольнении, переводе или иных кадровых действиях, связанных с трудовыми отношениями. Вызов в военкомат отражается в табеле и актах, но не в трудовой книжке.

Что делать, если работник не предоставил копию повестки?

Попросите сотрудника предоставить любую подтверждающую информацию (фото повестки, выписку из личного кабинета на Госуслугах, справку из военкомата). Если документы отсутствуют, можно оформить отсутствие как «неуважительное» только после получения официального отказа от военкомата о невозможности предоставить повестку.

Можно ли использовать электронный документооборот для подачи заявления в военкомат?

Да, с 2023 года на портале Госуслуг доступна форма «Подача заявления в военкомат». После заполнения формы вы получаете электронное подтверждение с номером входящего документа, которое можно распечатать и приложить к внутренним актам.

Оформление отсутствия работника в связи с вызовом в военкомат требует внимательного соблюдения кадровых процедур и использования правильных кодов в табеле. Наличие готового шаблона акта, заявления и знание контактов горячих линий значительно упрощают процесс и снижают риск возникновения споров с трудовыми инспекциями или военными органами. Следуйте представленным рекомендациям, храните копии всех документов и при необходимости обращайтесь за консультацией к юристу или специалисту по кадровому делу.

Статья подготовлена на основе открытых источников и актуальной нормативной базы на года.