Ежегодная сверка сведений о воинском учёте работников – обязательная процедура, регламентированная инструкцией по воинскому учёту (Приказ Министра обороны РФ от № 700). Для организаций, в которых трудоустроены иногородние сотрудники, особенно важно правильно оформить сопроводительное письмо, указать контакты для обратной связи и приложить необходимые документы.

Что должно сопроводительное письмо содержать?

• Реквизиты отправителя – полное наименование организации, ИНН, КПП, юридический адрес, телефон, e‑mail.
• Реквизиты получателя – название военкомата (город, район), адрес, телефон, e‑mail (если известен).
• Дата и номер исходящего документа – формируется согласно внутренней нумерации корреспонденции организации.
• Ссылка на запрос – указание, что письмо направляется в ответ на запрос военкомата о проведении сверки (номер и дата запроса, если таковой имеется).
• Перечень прилагаемых документов – список граждан, пребывающих в запасе, копии военных билетов, выписки из личных карточек учёта, справки о месте жительства и т.д.
• Количество листов – общее количество страниц в приложении (указывается для контроля полноты пакета).
• Подписи – руководителя организации (или его заместителя) и ответственного лица за воинский учёт (кадровик, специалист по кадровому делопроизводству).
• Контактные данные для обратной связи – телефон, e‑mail, ФИО лица, ответственного за получение ответа от военкомата.

Образец сопроводительного письма

ООО «Пример‑Тех»
ИНН ### КПП 770101001
Юр. адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 10, офис 5
Тел.: +7 (495) 123‑45‑67 e‑mail: kadry@primer-tech.ru

Военкомат г. Липецка, Хлевенский район
Адрес: 398020, г. Липецк, ул. Военная, д. 15
Тел.: +7 (4742) 55‑55‑55 e‑mail: voenkomat@lipetsk.ru

Исх. № 2026/11‑045 от 

Сопроводительное письмо
к запросу о проведении сверки сведений о воинском учёте

В соответствии с запросом Хлевенского военкомата от № 12/2026 о проведении ежегодной сверки учётных данных граждан, пребывающих в запасе, направляем следующие документы:


 
Список граждан, пребывающих в запасе, работающих в ООО «Пример‑Тех» (2 экз.)
 
Копии военных билетов указанных граждан (2 экз.)
 
Выписки из личных карточек учёта воинской обязанности (2 экз.)
 
Справки о месте жительства (прописка) иногородних работников (2 экз.)

Общее количество листов в приложении – 12;

Просим провести сверку и вернуть один комплект документов с отметкой о приёме и результатами сверки в течение 10 рабочих дней.

Контактное лицо для получения ответа:
Иванова Анна Сергеевна, специалист по кадровому учёту
Тел.: +7 (495) 123‑45‑67, внутренний 102
e‑mail: kadry@primer-tech.ru

Подпись ___________________ / Иванов П.В. / Генеральный директор
Подпись ___________________ / Иванова А.С. / Специалист по кадровому учёту
М.П.

Как определить, в какой военкомат направлять сведения?

Согласно разъяснениям Минобороны РФ (письмо от № 207/6/3665), отчёт о воинском учёте направляется:

• по месту прописки (регистрации) работника, если он состоит на воинском учёте в этом военкомате;
• по месту нахождения организации, если работник состоит на учёте в военкомате, за которым закреплён юридический адрес предприятия (например, организация стоит на учёте в головном военкомате).

Для иногородних сотрудников рекомендуется:

1. Уточнить в военном билете сотрудника, какой военкомат указан как место учёта.
2. Если работник постоянно проживает и работает в другом регионе, направить сведения в военкомат по месту его постоянной регистрации (прописки).
3. При наличии сомнений – направить запрос в оба военкомата (по месту прописки и по месту location организации) и уточнить, какой из них является ответственным.

Контакты для обращения в военкоматы (пример)

Ниже приведён список контактных данных некоторых региональных военкоматов, которые часто используются организациями для сверки с иногородними работниками. Данные актуальны на ноябрь 2026 года и могут изменяться – перед отправкой письма рекомендуется проверить актуальность на официальных сайтах или позвонить в приёмную.

Практический порядок действий при подготовке сопроводительного письма

1. Сформировать список иногородних работников, подлежащих сверке (ФИО, дата рождения, номер военного билета, адрес регистрации).
2. Подготовить копии документов (военные билеты, выписки из личных карточек, справки о месте жительства) в двух экземплярах.
3. Оформить сопроводительное письмо по образцу выше, указав реквизиты, перечень приложений и контактное лицо.
4. Подписать документ руководителем и ответственным за воинский учёт.
5. Отправить письмо почтой с уведомлением о вручении или курьерской службой, сохранив копию и квитанцию об отправке.
6. Контролировать срок ответа (обычно 10‑15 рабочих дней). При отсутствии ответа – направить повторный запрос или позвонить в военкомат для уточнения.
7. Получить ответ с отметкой военкомата о проведённой сверке, приложить его к внутренним документам организации и при необходимости внести изменения в учётные карточки.

Рекомендации по избежанию типичных ошибок

• Не указывайте в письме личные данные сотрудников, не относящиеся к воинскому учёту (например, номер СНИЛС, банковские реквизиты).
• Проверяйте корректность написания ФИО и дат рождения – ошибки могут привести к отказу в приёме документов.
• Сохраняйте копию отправленного письма и почтовую квитанцию минимум 5 лет – это подтвердит факт выполнения обязанности по сверке.
• Если военкомат запросил дополнительные сведения (например, сведения о семейном положении), предоставляйте их в отдельном приложении, ссылаясь на него в сопроводительном письме.
• При смене места работы иногороднего сотрудника своевременно (в течение двух недель) направляйте обновленные сведения в соответствующий военкомат.

Сопроводительное письмо в военкомат для сверки данных об иногородних работниках – важный элемент взаимодействия организации с органами воинского учёта. Правильное оформление документа, точный перечень прилагаемых материалов и указание актуальных контактов позволяют избежать задержек, штрафов и недоразумений. Следуя представленному образцу и рекомендациям, кадровая служба сможет эффективно выполнять ежегодную сверку и поддерживать актуальный воинский учёт всех сотрудников.

Статья подготовлена на основе информации из открытых источников и нормативных актов, действующих на .