Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Акт фиксации прогула — это официальный документ, которым работодатель подтверждает факт отсутствия сотрудника на рабочем месте без уважительной причины․ Правильно оформленный акт служит основанием для последующего дисциплинарного взыскания (выговор, замечание, увольнение) и защищает интересы компании в случае спора в трудовой инспекции или суде․

Когда необходим акт фиксации прогула

Отсутствие сотрудника более 4 часов подряд либо весь рабочий день без уважительной причины;
Самовольный уход в отпуск, отказ выйти из отпука по отзыву, либо невыход на работу после больничного, если больничный не подтверждён;
Отказ сотрудника дать письменное объяснение отсутствия в течение двух рабочих дней после запроса․

Если отсутствие короче 4 часов или имеет уважительную причину (больничный лист, командировка, отпуск по согласованию), акт о прогуле не составляется․

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие порядок фиксации прогулов:

Трудовой кодекс РФ (ст․ 81, 192‑193) – основания для расторжения трудового договора за прогул;
Федеральный закон № 422‑ФЗ «О труде в Российской Федерации» (применяется к отдельным категориям работников);
Постановление Правительства РФ от  № 584 «Об утверждении Правил внутреннего трудового распорядка»;
Внутренние локальные нормативные акты организации (Правила внутреннего трудового распорядка, положение о дисциплинарной ответственности)․

Структура акта фиксации прогула

Акт должен содержать следующие обязательные реквизиты:

Наименование организации (полное наименование, ИНН, ОГРН);
Название документа – «Акт фиксации прогула»;
Дата и место составления акта;
ФИО, должность лица, составляющего акт (обычно непосредственный руководитель или уполномоченное лицо);
ФИО, должность двух свидетелей (незаинтересованных лиц, например, коллеги из другого отдела или представитель службы охраны труда);
ФИО, должность, подразделение отсутствующего сотрудника;
Точное указание периода отсутствия (дата, время начала и окончания);
Констатация факта отсутствия без уважительной причины;
Отметка о том, что сотруднику было предложено дать письменное объяснение и он отказался (или объяснение не поступило в установленный срок);
Подписи состава акта (составитель, два свидетеля) с расшифровкой;
Подпись сотрудника об ознакомлении с актом (если он отказался расписаться – делается отметка об отказе)․

Образец акта фиксации прогула

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «Пример»
ИНН ### ОГРН 112###
Юридический адрес: 123456, г․ Москва, ул․ Примерная, д․ 10, офис 5

АКТ фиксации прогула
г․ Москва «10» ноября 2026 г․

Мы, нижеподписавшиеся:
Иванов Иван Иванович – начальник отдела продаж,
Петрова Анна Сергеевна – ведущий специалист отдела кадров,
Сидоров Дмитрий Владимирович – инженер по охране труда,

в присутствии свидетелей составили настоящий акт о следующем:

Сотрудник: Кузнецов Алексей Петрович,
подразделение: отдел продаж,
должность: менеджер по работе с клиентами,

отсутствовал на рабочем месте с «09» ноября 2026 г․ 09:00 по «09» ноября 2026 г․ 14:30
(продолжительность отсутствия – 5 часов 30 минут) без уважительных причин․

Сотруднику было предложено в письменной форме объяснить причины отсутствия․
Объяснение не поступило в течение двух рабочих дней (с «10» по «11» ноября 2026 г․)․
Сотрудник отказался дать объяснение․

Настоящий акт составлен в трёх экземплярах: один остаётся у отдела кадров,
второй – у непосредственного руководителя, третий – выдаётся сотруднику под роспись
об ознакомлении (в случае отказа – делается отметка об отказе)․
Подписи составителей и свидетелей:


_____________________ / Иванов И․И․ / 
(должность) (подпись) (расшифровка)

_____________________ / Петрова А․С․ / 
(должность) (подпись) (расшифровка)

_____________________ / Сидоров Д․В․ / 
(должность) (подпись) (расшифровка)

Ознакомление сотрудника:
С актом ознакомлен и один экземпляр получил: _____________________ / Кузнецов А․П․ /
(должность) (подпись) (расшифровка)

Примечание: В случае отказа сотрудника расписаться об ознакомлении делается запись:
«Сотрудник Кузнецов А․П․ отказался расписаться об ознакомлении с настоящим актом»․

Приведённый выше пример можно адаптировать под конкретную организацию, изменив реквизиты, должности и формулировки в соответствии с внутренними локальными актами․

Порядок составления акта

Фиксация отсутствия – в день отсутствия руководитель (или уполномоченное лицо) совместно с двумя свидетелями составляет акт, указывая точное время начала и конца отсутствия․
Запрос объяснения – сотруднику вручается требование дать письменное объяснение отсутствия (обычно в течение двух рабочих дней)․
Ожидание объяснения – если объяснение не поступило, составляется второй акт о непредоставлении объяснения (можно объединить с первым, сделав отметку об отсутствии объяснения)․
Ознакомление сотрудника – акт вручается сотруднику под роспись․ При отказе расписаться делается соответствующая отметка․
Вынесение дисциплинарного взыскания – на основании акта издаётся приказ о применении дисциплинарного взыскания (выговор, замечание, увольнение)․
Хранение документа – акт хранится в личном деле сотрудника не менее 50 лет (в соответствии с требованиями к кадровой документации)․

Частые ошибки при составлении акта

Не указана точное время отсутствия (только слово «прогул»);
Отсутствие подписей двух свидетелей или подписей лиц, заинтересованных в результате;
Не соблюден срок двух рабочих дней для предоставления объяснения;
Акт составлен без участия свидетелей (например, только руководителем);
Не сделано отметки об отказе сотрудника расписаться об ознакомлении;
Использование неактуального бланка, не соответствующего внутренним локальным актам организации․

Каждая из этих ошибок может привести к признанию акта недопустимым доказательством в суде или трудовой инспекции, а следовательно – к отмене дисциплинарного взыскания․

Порядок оформления акта фиксации прогула: требования, структура и образец документа