Своевременное уведомление военкомата об увольнении военнообязанного сотрудника — это прямая обязанность работодателя, установленная федеральным законодательством. Нарушение сроков или порядка подачи сведений влечет за собой административную ответственность. В данной статье подробно разбираем актуальную форму, порядок заполнения, способы сдачи и отвечаем на частые вопросы («горячая линия» по сути вопроса).
Нормативная правовая база в 2026 году
Основным документом, регулирующим воинский учет, является Постановление Правительства РФ от № 1487 «Об утверждении Положения о воинском учете» (в редакции, действующей на 2026 год).
Согласно пункту 32 Положения, работодатели обязаны направлять в военные комиссариаты сведения о гражданах, подлежащих воинскому учету, в т.ч. об их увольнении.
Важно: С 2024–2025 годов активно внедряется единая автоматизированная система воинского учета (ЕАСВУ) / ГИС «Воинский учет». Переход на электронный обмен данными становится приоритетным, однако бумажный документооборот (или дублирование) по-прежнему актуален для многих организаций.
Единая форма уведомления (Бланк № 18)
Для направления сведений об увольнении используется утвержденная Приказом Минобороны РФ единая форма — Форма № 18 «Сведения об увольнении с работы гражданина, подлежащего воинскому учету, для представления в военный комиссариат».
- Наименование в 1С и отчетности: «Сведения об увольнении в военкомат».
- Формат: Утвержденная табличная форма (бланк).
- Кто подписывает: Руководитель организации (ИП) и лицо, ответственное за воинский учет (если назначено приказом).
- Печать: Ставится при наличии (для ИП — по желанию).
Сроки подачи: критически важные 5 рабочих дней
Согласно п. 32 Положения о воинском учете, сведения об увольнении сотрудника должны быть представлены в военкомат в течение 5 рабочих дней со дня увольнения (даты прекращения трудового договора).
Образец заполнения Сведений об увольнении (Форма № 18)
Ниже приведена структура бланка с пояснениями к полям. Обратите внимание: бланк заполняется в двух экземплярах (один остается в военкомате, второй — с отметкой о принятии возвращается в организацию для архива).
Шапка документа
Кому: Военному комиссариату ______________ района (города) ______________ (наименование военкомата по месту регистрации организации) От: ООО / ИП _________________________________________________________ (полное наименование организации / ФИО ИП) ИНН ______________ КПП ______________ Телефон: ______________
Табличная часть (заполняется по каждому уволенному сотруднику)
| № п/п | Фамилия, имя, отчество | Дата рождения | Воинское звание | Воинская специальность (ВУС) | Категория запаса | Документ, удостоверяющий личность (паспорт) | Реквизиты приказа об увольнении (№, дата) | Дата увольнения | Основание увольнения (ст. ТК РФ) | Новый адрес проживания (если известен) | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Иванов Иван Иванович | Рядовой | 123456 (Водитель автомобилей) | 1 | Паспорт 45 00 123456, выд. ОМС РФ… | Приказ № 125-ОД от | п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (по собственному желанию) | г. Москва, ул. Примерная, д. 1, кв. 10 | Военный билет № 123456789 выдан сотруднику в руки |
Подписи и заверение
Руководитель организации: _________________ /Иванов П.П./ М.П. (печать организации, если есть) Ответственный за воинский учет: _________________ /Петров С.С./ Дата составления: «___» _____________ 202_ г.
Сопроводительное письмо (Перечень вложений)
Хотя Форма № 18 является основным документом, на практике воинские комиссариаты часто требуют сопроводительное письмо (служебную записку/перечень) на фирменном бланке организации. Оно служит подтверждением факта передачи документов и фиксирует перечень вложений.
Образец сопроводительного письма
ООО «Ромашка» ИНН ### КПП ###00, г. Москва, ул. Цветочная, д. 5 Тел.: ### Исх. № 456-ВУ 12 октября 2026 г. Военному комиссариату Ленинского района г. Москвы Военному комиссарию полковнику Иванову А.А. СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО о направлении сведений об увольнении военнообязанного Направляем вам сведения об увольнении с работы гражданина, подлежащего воинскому учету, в соответствии с п. 32 Положения о воинском учете (утв. Постановлением Правительства РФ от № 1487). Вложение: Сведения об увольнении с работы гражданина, подлежащего воинскому учету, для представления в военный комиссариат (Форма № 18) в 2-х экз. — 1 л. Приложение: Копия приказа об увольнении № 125-ОД от — 1 л. Руководитель ООО «Ромашка» _________________ /Петров П.П./ Ответственный за воинский учет _________________ /Сидоров С.С./ Тел. для связи: ### (доб. 105)
Способы сдачи отчета в 2026 году
- Лично (через курьера/сотрудника): На втором экземпляре Формы № 18 ставится отметка о принятии (входящий номер, дата, подпись принявшего сотрудника военкомата, печать). Самый надежный способ для подтверждения сроков;
- Почтой (ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении): Датой сдачи считается дата отправки почтового отправления. Опись вложения обязательна.
- Электронно через ГИС «Воинский учет» (ЕАСВУ) / Личный кабинет работодателя на Госуслугах: Это современный и предпочтительный способ. При электронной отправке срок считается соблюденным в день направления электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) руководителя;
- Через операторов ЭДО (СБИС, Диадок, 1С-ЭДО и др.): Если настроен обмен с ГИС «Воинский учет».
Автоматизация в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия
В актуальных релизах конфигураций 1С (ЗУП 3.1, БП 3.0, КА 2.4 и др.) заполнение Формы № 18 автоматизировано:
- Перейдите в раздел «Отчеты» → «Регламентированные отчеты» → «Военный учет» → «Сведения об увольнении в военкомат».
- Заполните карточку сотрудника (воинское звание, ВУС, категория запаса, военный билет) — данные подтянутся автоматически.
- При проведении документа «Увольнение» программа предложит сформировать сведения.
- Проверьте корректность адреса военкомата (по ОКТМО/КЛАДР организации).
- Распечатайте бланк (2 экз.) или отправьте электронно через модуль 1С-Отчетность / 1С-ЭДО.
Ответственность за нарушение сроков и порядка
За несвоевременное представление сведений или представление заведомо ложных сведений предусмотрена административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (нарушение трудового законодательства) и ст. 19.7 КоАП РФ (неисполнение обязанностей по воинскому учету):
- На должностных лиц: штраф от 10 000 до 50 000 руб. (за повторное — до 100 000 руб. или дисквалификация на срок до 3 лет).
- На юридических лиц: штраф от 50 000 до 500 000 руб.
- На ИП: штраф от 5 000 до 50 000 руб.
Также возможны претензии со стороны прокуратуры при проверке ведения воинского учета.
«Горячая линия»: частые вопросы и ответы (FAQ)
Вопрос 1: Сотрудник уволился в отпуске/по болезни. Когда считать срок 5 дней?
Ответ: Дата увольнения, это дата, указанная в приказе об увольнении (последний день работы). Срок 5 рабочих дней отсчитывается от следующего за датой увольнения рабочего дня организации. Наличие отпуска или больничного у уволенного не продлевает срок отчетности работодателя.
Вопрос 2: Нужно ли сдавать сведения, если сотрудник не принес военный билет?
Ответ: Да, сдавать обязательно. В графе «Примечание» Формы № 18 указывается: «Военный билет не представлен сотрудником» или «Военный билет утерян». Работодатель не имеет права удерживать сотрудника или задерживать отчет из-за отсутствия воинского билета.
Вопрос 3: Сотрудник уходит в другой город. Куда слать сведения?
Ответ: Сведения направляются в военкомат по месту регистрации организации (работодателя), а не по месту жительства сотрудника. Военкомат сам перешлет данные в регион переезда конскрипта.
Вопрос 4: Что делать, если 5-й день выпадает на выходной/праздник?
Ответ: Срок продлевается до следующего рабочего дня (согласно ст. 192 ГК РФ и п. 65 Положения о воинском учете).
Вопрос 5: Обязательно ли ставить печать на Форме № 18 в 2026 году?
Ответ: Для юрлиц печать ставится, если она предусмотрена Уставом/внутренними документами организации. Если печать отменена — достаточно подписи руководителя. Для ИП печать не обязательна. При электронной отправке печать не ставится (действует УКЭП).
Вопрос 6: Где взять актуальный бланк Формы № 18?
- В системе КонсультантПлюс / Гарант (раздел «Формы документов» → «Воинский учет»).
- На сайте Минобороны РФ (раздел «Воинский учет» → «Нормативные акты» → «Формы»).
- В программе 1С (при печати отчета бланк формируется автоматически по актуальному образцу).
- На официальном портале ГИС «Воинский учет» (voinsky-uchet.ru) в личном кабинете работодателя.
Чек-лист для HR/кадровика перед отправкой
- [ ] Приказ об увольнении подписан и пронумерован.
- [ ] Данные сотрудника в карточке воинского учета заполнены полностью (звание, ВУС, категория, военный билет).
- [ ] Форма № 18 заполнена без ошибок и исправлений (при бумажном варианте).
- [ ] Подготовлено 2 экземпляра (для бумажной сдачи).
- [ ] Составлено сопроводительное письмо на фирменном бланке.
- [ ] Документы переданы в военкомат в течение 5 рабочих дней (получена отметка о принятии / квитанция ЭДО / чек почты).
- [ ] Второй экземпляр с отметкой военкомата сшит в папку «Воинский учет, Сведения об увольнении».
- [ ] Сделаны отметки в учете воинской обязанности (журнал учета сведений).
Подача сведений об увольнении в военкомат — это рутинная, но строго регламентированная процедура. В 2026 году акцент смещается на электронное взаимодействие через ГИС «Воинский учет», что значительно упрощает жизнь кадровикам и исключает риск утери бумажных документов. Используйте автоматизацию в 1С, следите за 5-дневным сроком и всегда храните подтверждение факта сдачи (входящий номер, квитанция ЭДО или почтовый чек). Это гарантирует безопасность организации при проверках.
Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. Нормативная база может меняться. Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется обратиться к трудовому инспектору или юристу, специализирующемуся на воинском учете.