Ведение воинского учета — это прямая обязанность каждого работодателя в Российской Федерации, независимо от формы собственности и численности штата. Несвоевременная постановка сотрудников на учет или несдача отчетности влечет за собой административную ответственность (штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ). В статье подробно разбираем процедуру постановки на воинский учет в 2026 году, перечень документов, сроки и каналы взаимодействия с военкоматами.

Кто подлежит постановке на воинский учет

На воинский учет в организации должны быть приняты все граждане, являющиеся военнообязанными. К ним относятся:

• Мужчины 18–65 лет (в зависимости от воинского звания и категории запаса), не имеющие отсрочки или освобождения от призыва.
• Женщины, имеющие военную специальность (врачи, медсестры, операторы связи и др.), зачисленные в запас.
• Граждане, проходящие альтернативную гражданскую службу (в части учета).

Важно: Работодатель обязан поставить на учет сотрудника в течение 2 недель со дня заключения трудового договора (приема на работу).

Определение правильного военкомата: куда подавать документы

Сведения о сотруднике направляются в военный комиссариат по месту нахождения организации (юридического адреса или фактического адреса отдельного подразделения/филиала), а не по месту жительства работника.

Как узнать «свой» военкомат:

1. По воинскому билету сотрудника. В документе стоит отметка о постановке на воинский учет:
   • У офицеров запаса — пункт 25;
   • У солдат, матросов, сержантов, старшин, прапорщиков и мичманов — раздел IX.

   Там указан военкомат, где гражданин состоит на учете в данный момент. Однако отчетность работодатель сдает в свой военкомат (по месту нахождения фирмы).

2. Через официальный сайт Минобороны РФ (раздел «Военкоматы» — поиск по адресу организации).
3. На портале Госуслуг в разделе «Воинский учет» (см. пункт про электронное взаимодействие).
4. По телефону справочной службы Минобороны или администрации вашего муниципального образования.

Пакет документов для первичной постановки на учет

При первом взаимодействии с военкоматом (например, при открытии новой организации или филиала) и при приеме каждого нового военнообязанного работника готовят:

Для организации (один раз при старте учета):

• Копия свидетельства о государственной регистрации (ЕГРЮЛ/ЕГРИП) или устава.
• Приказ о назначении ответственного за воинский учет лица (обычно — кадровик или секретарь).
• План воинского учета на год (утверждается руководителем организации по согласованию с военкоматом).

Для каждого сотрудника (военнообязанного):

• Личная карточка военнообязанного (форма № 10 / ф. ВУ-2) — заполняется в 2 экземплярах (один остается в организации, второй — в военкомат).
• Копия паспорта гражданина РФ.
• Копия воинского билета (все заполненные страницы) или свidetельства призывника / временного удостоверения личности военнослужащего.
• Копия документа об образовании (диплома, аттестата).
• Справка о семейном положении (свидетельство о браке/разводе, свидетельства о рождении детей) — по желанию сотрудника для учета льгот.
• Копия приказа о приеме на работу.

Способы подачи сведений в 2026 году

Законодательство позволяет выбирать форму взаимодействия: бумажную или электронную. Переход на электронный документооборот становится приоритетным.

Вариант А: Электронный воинский учет (через Госуслуги / Электронный военкомат)

Это самый быстрый и надежный способ. С 2024–2025 годов большинство регионов перешли на прием сведений исключительно в электронном виде.

Алгоритм действий на портале Госуслуг (Электронный военкомат):

1. Авторизоваться на Госуслугах от имени уполномоченного представителя организации (директора или лица с доверенностью/ЭЦП).
2. Перейти в раздел: Услуги → Ведомства → Минобороны РФ (Воинский учет) → Начать.
3. Выбрать услугу: «Подача сведений о гражданах, подлежащих воинскому учету» (постановка на учет, изменение данных, снятие с учета).
4. Заполнить электронную форму (данные сотрудника, реквизиты приказа, воинский билет).
5. Подписать заявление квалифицированной электронной подписью (КЭП) организации.
6. Отправить; Уведомление о принятии придет в личный кабинет.

Примечание: Если в вашем регионе военкомат еще не подключен к региональному сегменту, данные могут временно направляться в Центральный аппарат (например, Военный комиссариат г. Москвы) для обработки, но инициатор — всегда местный военкомат.

Вариант Б: Бумажная форма (по почте или вручение под роспись)

Допускается, если электронный канал недоступен или для архивных целей.

• Заполненные личные карточки (ф. ВУ-2) — 2 экз.
• Сопроводительное письмо (с указанием номера, даты, перечня вложений, ФИО ответственного, телефона, email).
• Направляются заказным почтовым отправлением с описью вложения или вручаются лично в приемной военкомата с отметкой о получении на второй копии письма.

Сроки и периодичность отчетности

Помимо первичной постановки на учет при приеме на работу, работодатель обязан сообщать в военкомат об:

• Изменении учетных данных работника (смена ФИО, адреса жительства, семейного положения, образования, получения новой специальности, состояния здоровья) — в течение 2 недель.
• Прекращении трудового договора (увольнении) военнообязанного — в течение 2 недель.
• Изменениях в самой организации (смена директора, адреса, наименования, ответственного за ВУ) — в течение 1 месяца.
• Ежегодной сверке данных (обычно к 1 января или в сроки, установленные планом ВУ).

Контакты для обращений и получения помощи

Поскольку единого «горячей линии» для всех работодателей РФ нет, используйте следующий алгоритм поиска контактов вашего конкретного военкомата:

Типичные ошибки и как их избежать

• Игнорирование женщин с ВУС. Если у сотрудницы есть военная специальность (врач, переводчик, связной и т.д.) — она подлежит учету обязательно.
• Просрочка сдачи. Ведите журнал контроля сроков (2 недели с даты приказа о приеме/увольнении/изменении).
• Ошибки в личной карточке (ф. ВУ-2). Незаполненные графы «Военкомат постановки», «Категория запаса», «Воинское звание», неверные коды ВУС. Проверяйте по воинскому билету.
• Отсутствие Плана ВУ. План должен быть согласован с военкоматом ежегодно (обычно до 1 февраля).
• Потеря второй копии карточки с отметкой военкомата. Один экземпляр ф. ВУ-2 с печатью/подписью военкомата должен храниться в личном деле/картотеке организации.

Ответственность за нарушения

За нарушение правил ведения воинского учета предусмотрены штрафы (ст. 5.27 КоАП РФ):

• На должностных лиц (кадровиков, директоров) — от 1 000 до 5 000 руб. (за повторное — до 10 000 руб. или дисквалификация на 1–3 года).
• На юридических лиц — от 10 000 до 50 000 руб. (за повторное, до 100 000 руб. или приостановка деятельности на 90 дней).

Штрафы накладываются за каждое нарушение (каждый неучтенный сотрудник, каждая просроченная справка).

Резюме: чек-лист для кадровика

1. Проверить воинский билет нового сотрудника на предмет отметки о воинском учете.
2. Заполнить Личную карточку (ф. ВУ-2) в 2 экз.
3. Собрать копии документов (паспорт, воинский билет, диплом, приказ о приеме).
4. Определить свой военкомат (по юрадресу фирмы).
5. Отправить сведения в течение 2 недель (лучше — через Госуслуги/СЭДО с КЭП).
6. Получить подтверждение (электронное уведомление или вторую копию карточки с печатью военкомата).
7. Завести учет в журнале/программе (1С, Контур и др.) для контроля сроков сверки и изменений.

Своевременное и корректное ведение воинского учета — залог спокойствия организации во время проверок и мобилзационных мероприятий. Используйте электронные сервисы (Госуслуги, СЭДО) для минимизации рисков потери документов и просрочек.