В налоговом учете и кадровом делопроизводстве часто возникает путаница между понятиями «сумма налога исчисленная» и «сумма налога удержанная». Хотя эти величины связаны и часто совпадают, с точки зрения Налогового кодекса РФ (НК РФ) это разные этапы исполнения обязанностей налогового агента. Непонимание разницы ведет к ошибкам в отчетности (6-НДФЛ, 2-НДФЛ), штрафам и вопросам со стороны ФНС.

В данной статье подробно разберем определения, правовую базу, порядок расчета, сроки и причины расхождений этих сумм на 2026 год.

Нормативная правовая база

Основным документом, регулирующим отношения по исчислению, удержанию и перечислению НДФЛ, является статья 226 НК РФ «Особенности определения налоговой базы по доходам в виде заработной платы».

Ключевые положения:

• П. 3 ст. 226 НК РФ: Налоговый агент исчисляет сумму налога в момент фактической выплаты дохода.
• П. 4 ст. 226 НК РФ: Удержание налога производится из выплачиваемых доходов.
• П. 6 ст. 226 НК РФ: Перечисление удержанного налога — не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода.

Также важны ст. 24 НК РФ (общие правила исчисления и уплаты налогов) и ФЗ-272 «О порядке перечисления в бюджетные фонды…» (сроки перечисления).

Что такое «Сумма налога исчисленная»?

Определение

Сумма налога исчисленная (исчисленный НДФЛ), это теоретическая величина налога, рассчитанная налоговым агентом на основании налоговой базы и действующей ставки (13%, 15%, 30% и др.) в момент начисления дохода (заработной платы, премии, вознаграждений и т.д.).

Момент возникновения

Согласно п. 3 ст. 226 НК РФ, налог исчисляется в момент фактической выплаты дохода (перечисления на карту, выдачи через кассу). Важно: до 2023 года исчисление привязывалось к «моменту начисления» (заработной платы по отработанному периоду), сейчас — строго к фактической выплате.

Формула расчета

Исчисленный НДФЛ = Налоговая база × Ставка налога

Где Налоговая база = Сумма начисленного дохода − Сумма предоставленных налоговых вычетов (стандартных, социальных, имущественных, профессиональных), если работник предоставил право на них (справку, заявление) к моменту выплаты.

Ключевые характеристики

• Это расчетная цифра, отражающая обязанность агента перед бюджетом.
• Она формируется для каждого работника индивидуально за каждый налоговый период (месяц/квартал) и за год в целом.
• Фиксируется в регистрах учета НДФЛ (внутриорганизационных документах) и отражается в отчете 6-НДФЛ (раздел 2, стр. 100), «Сумма налога исчисленная».

Что такое «Сумма налога удержанная»?

Сумма налога удержанная (удержанный НДФЛ), это реальная денежная сумма, которую налоговый агент фактически удержал из дохода, выплаченного физическому лицу, и удержал у себя на расчетном счете (в кассе) для последующего перечисления в бюджет.

Удержание происходит непосредственно в момент выплаты дохода (п. 4 ст. 226 НК РФ). Агент не может удержать налог ранее даты фактического получения дохода работником.

Суть процесса

1. Работнику начислен доход (например, 50 000 руб.).
2. Рассчитан исчисленный налог (например, 6 500 руб. при ставке 13%).
3. При выдаче денег (на карту/в кассу) агент оставляет у себя 6 500 руб., это удержание.
4. Работнику на руки выдается 43 500 руб.
5. Удержанные 6 500 руб. должны быть перечислены в бюджет не позднее следующего дня.

• Это кассовая/банковская операция (движение реальных денег).
• Отражается в отчете 6-НДФЛ (раздел 2, стр. 110) — «Сумма налога удержанная».
• Является основанием для перечисления средств в бюджет (КБК 1###000110).

Главные отличия: Сводная таблица

Почему суммы могут не совпадать? (Причины расхождений)

В идеальном мире Исчисленный = Удержанный. На практике в строке 100 и 110 отчета 6-НДФЛ часто висят разные цифры. Основные причины:

Предоставление вычетов ПОСЛЕ выплаты (поздние справки)

Самая частая причина. Работник получил зарплату в январе без вычета на детей. Исчислен и удержан налог без вычета (стр. 100 = стр. 110). В феврале работник принес справку. Бухгалтер пересчитывает налог за январь: Исчисленный налог уменьшается (стр. 100 корректируется вниз). Но Удержанный налог за январь уже перечислен в бюджет и в отчете за январь (стр. 110) остается старым (большим).

Результат: В годовом 6-НДФЛ за январь Исчисленное (100) < Удержанного (110). Излишне удержанная сумма вернется работнику через перерасчет в следующих месяцах или в конце года.

Аванс и зарплата: разные ставки или базы

Если аванс выплачивается без учета вычетов (работник не успел принести справку), а зарплата — с вычетами, то сумма исчисленного налога за месяц (сумма по авансу + зарплате) может не совпасть с суммой удержанной, если перерасчет произведен некорректно.

Недостаточность выплаченного дохода для удержания всего налога

Ситуация: работнику начислен большой бонус, но на карту переведено мало денег (остаток зачтен по задолженности перед компанией, алименты, исполнительные листы). Налоговый агент обязан исчислить налог от полной суммы начисления (стр. 100), но физически удержать может только до размера фактически выплаченных денег (стр. 110).

Важно: Неудержанный налог становится задолженностью налогового агента, который должен удержать его из последующих выплат (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Ошибки в программе учета / ручной ввод

Технические сбои: не сработал автоматический перенос вычетов, ручная корректировка проводок, разные даты документа «Начисление» и «Выплата» в 1С.

Возврат налога работнику (переплата)

Если в конце года выявлена переплата (например, по имущественному вычету, предоставленному через работодателя), агент возвращает деньги работнику. В 6-НДФЛ это отражается строкой 120 «Сумма налога, возвращенная налогоплательщику». При этом Исчисленное (100) за год уменьшается, а Удержанное (110) за год остается фактическим (большим), но в строке 130 «Сумма налога, подлежащая перечислению (возврату) в бюджет» баланс сходится.

Отражение в налоговой отчетности (6-НДФЛ, 2-НДФЛ)

Форма 6-НДФЛ (Раздел 2. Сведения о доходах, полученных налогоплательщиком…)

Заполняется по каждому получателю дохода за налоговый период (месяц/квартал) и за год в целом.

• Стр. 120 «Сумма налога, возвращенная налогоплательщику»: Если агент вернул переплату работнику из кассы/счета.
• Стр. 130 «Сумма налога, подлежащая перечислению (возврату) в бюджет»: Расчетная строка: (100 ― 110 ― 120). Должна быть равна 0 (или показывать задолженность/переплату к перечислению в следующем периоде).

Контрольное соотношение за год:

Если стр. 130 не нулевая на конец года — это признак ошибки или задолженности агента перед бюджетом.

Справка 2-НДФЛ (выдается работнику и сдаеться в ФНС)

• Поле 060 «Сумма дохода» — начисленный доход.
• Поле 070 «Сумма удержанного налога» — именно Удержанный НДФЛ (фактически изъятый и перечисленный в бюджет за год).
• В 2-НДФЛ нет строки «Исчисленный налог». Для ФНС важна фактическая исполненность (удержание/перечисление). Для работника важно, сколько ему вернут или доплатят при декларации 3-НДФЛ.

Сроки и ответственность

Сроки исчисления и удержания

Согласно п. 3 и 4 ст. 226 НК РФ: Момент единый — день фактической выплаты дохода.

• День выплаты = день перечисления на карту (дата списания с счета работодателя) или день выдачи в кассе.
• В этот же день агент должен: определить базу, применить вычеты, исчислить налог и удержать его.

Срок перечисления в бюджет (п. 6 ст. 226 НК РФ, ст. 24 НК РФ, ФЗ-272)

Не позднее рабочего дня, следующего за днем выплаты дохода.

• Выплата в пятницу → перечисление в понедельник (или вторник, если понедельник выходной).
• Выплата зарплаты за декабрь (например, 30.12) → перечисление в январе следующего года (но в 6-НДФЛ за старый год стр. 110 заполняется по факту перечисления в январе, а стр. 100 — по факту выплаты в декабре).

Ответственность за расхождения

• Ст. 123 НК РФ: Штраф 20% от суммы неуплаченного (неудержанного) налога. Если удержали, но не перечислили — 20% от не перечисленного. Если не удержали при возможности — 20% от не удержанного.
• Ст. 126 НК РФ: Штрафы за несвоевременное перечисление (проценты за каждый день просрочки).
• Ст. 120 НК РФ: Штраф за несвоевременную сдачу 6-НДФЛ (1000 руб. за каждую просроченную декларацию + возможна блокировка счета по ст. 76 НК РФ);

Типовые ошибки и как их избежать

1. Ошибка: Исчисляют налог в дату начисления зарплаты (например, 25 число), а удерживают в дату выплаты (10 число след. месяца).
   
   Правильно: И то, и другое, в дату выплаты (10 число).
2. Ошибка: Не применяют вычеты при исчислении аванса, а применяют только при зарплате, но в 6-НДФЛ за месяц суммируют налог по авансу (без вычета) и зарплате (с вычетом) в стр. 100, а в стр. 110 пишут сумму, удержанную только с зарплаты.
   
   Правильно: Вычеты распределяются на весь месяц. Если вычет предоставлен к дате выплаты аванса, применяется к авансу. Если к дате зарплаты — к зарплате. В 6-НДФЛ за месяц стр. 100 = сумма налогов по всем выплатам месяца с учетом вычетов на дату каждой выплаты.
3. Ошибка: В стр. 110 6-НДФЛ пишут «Исчисленный налог», а не «Перечисленный в бюджет».
   
   Правильно: Стр. 110 — только то, что ушло в бюджет (по банковским выпискам/ПКО).
4. Ошибка: Игнорируют неудержанный налог (когда выплаты < налога).
   Правильно: Ведите регистр задолженности по НДФЛ по каждому работнику. Удерживайте из следующих выплат. В 6-НДФЛ стр. 100 растет, стр. 110 — по мере удержания.

Нюансы 2026 года: Единый налоговый платеж (ЕНП) и Единый налоговый счет (ЕНС)

С 2023 года действует механизм ЕНП/ЕНС. Это не отменяет различие между «исчисленным» и «удержанным», но меняет технику перечисления:

• Агент перечисляет Единый налоговый платеж (ЕНП) на ЕНС.
• Списание с ЕНС на конкретные КБК (в т.ч. НДФЛ) происходит автоматически ФНС в день срока платежа (следующий день после выплаты).
• В 6-НДФЛ стр. 110 заполняется по факту списания с ЕНС (что равно дню перечисления ЕНП, если на счете были деньги).
• Если на ЕНС не хватило денег, возникает задолженность, штрафы (ст. 75 НК РФ), и стр. 110 будет меньше строки 100.

Резюме: как свести счета к нулю

Для корректной сдачи отчетности и отсутствия претензий ФНС:

1. Единый момент: Исчисляйте и удерживайте налог строго в день фактической выплаты денег работнику.
2. Вычеты в срок: Требуйте справки на вычеты заранее (до выплаты аванса/зарплаты). Если справка принесена поздно — делайте перерасчет в следующем месяце, корректно отражая разницу в 6-НДФЛ (стр. 100 уменьшается, стр. 110 за прошедший месяц не меняется, разница уходит в стр. 130/перерасчеты след. месяцев).
3. Контроль ЕНС: Следите за положительным балансом ЕНС к датам перечисления НДФЛ.
4. Сверка 6-НДФЛ и платежей: Ежемесячно сверяйте стр. 110 6-НДФЛ с реестром платежей/выписками по ЕНС.
5. Годовая сверка: Перед сдачей годового 6-НДФЛ и 2-НДФЛ проверьте: Сумма удержанного за год (стр. 110 итог + стр. 120 итог) = Сумме исчисленного за год (стр. 100 итог) (с точностью до копейки).

Исчисленный налог, это ваш расчетный долг перед государством, сформированный на бумаге (в программе) на момент выплаты зарплаты с учетом всех льгот работника. Удержанный налог — это реальные деньги, которые вы забрали у работника и отправили в казну.

Разница между ними — это индикатор качества работы бухгалтерии и кадровиков. Если они совпадают за год — работа организована идеально. Если расходятся в разрезе месяцев, это нормально (перерасчеты вычетов), но требует внимательного заполнения 6-НДФЛ и контроля перечислений; Главное, к концу года сальдо должно сходиться, а задолженностей по удержанию не должно оставаться.

Грамотное разделение этих понятий и понимание механики их формирования — залог чистой отчетности, отсутствия штрафов по ст. 123, 126 НК РФ и спокойной работы с налоговой инспекцией.