Смерть работника — это тяжелая ситуация‚ которая требует от работодателя не только соблюдения трудового законодательства‚ но и гуманизма по отношению к семье усопшего. Закон четко регламентирует‚ какие выплаты положены родственникам‚ в какие сроки их произвести и какой пакет документов для этого необходим. В статье подробно разберем порядок расчетов за 2025–2026 годы с учетом актуальных норм ТК РФ‚ Налогового кодекса и практики СФР.

Основные виды выплат родственникам умершего сотрудника

Согласно ст. 140‚ 141 ТК РФ и ФЗ-255‚ выплаты делятся на несколько категорий. Важно отличать выплаты‚ которые делает работодатель‚ от выплат‚ которые производит СФР (Социальный фонд России).

Выплаты за счет работодателя (обязательные)

• Заработная плата за отработанное время; Включает оклад‚ премии‚ надбавки‚ доплаты‚ заработанные до дня смерти.
• Компенсация за неиспользованный ежегодный оплачиваемый отпуск. Рассчитывается за весь неиспользованный срок отпуска за все время работы (ст. 127 ТК РФ). Выплачивается независимо от стажа и основания увольнения (смерти).
• Пособие по временной нетрудоспособности (больничный). Если сотрудник умер на больничном‚ работодатель рассчитывает и выплачивает пособие за дни болезни до дня смерти включительно. Врач закрывает ЭЛН днем смерти с кодом 34 в поле «Иное» (поле «Приступить к работе» остается пустым).
• Материальная помощь на погребение. Обязательна‚ если это предусмотрено коллективным договором‚ локальным нормативным актом (ЛНА) или трудовым договором. Сумма определяется самим работодателем (но не ниже установленных отраслевыми соглашениями минимумов‚ если применимо).
• Возмещение ущерба (при вине работодателя). Если смерть наступила вследствие производственной травмы по вине работодателя‚ иждивенцы имеют право на возмещение утраченного заработка (ст. 1088 ГК РФ) и компенсацию морального вреда.

Выплаты за счет средств СФР (страховые)

Родственники обращаются за ними напрямую в СФР (ранее ФСС)‚ а не к работодателю. К ним относятся:

• Единовременная страховая выплата в связи со смертью застрахованного лица (размер ежегодно индексируется).
• Ежемесячные страховые выплаты нетрудоспособным иждивенцам умершего кормильца.
• Пособие по беременности и родам / при усыновлении (если смерть наступила у женщины в отпуске по уходу за ребенком).

Важно: Работодатель обязан своевременно передать в СФР сведения о заработке (СЗВ-ТД‚ СЗВ-СТАЖ) для расчета этих выплат.

Кому и в каком порядке выплачиваются деньги

Согласно ч. 1 ст. 141 ТК РФ‚ неполученные заработную плату и иные выплаты выдаются членам семьи умершего работника или иждивенцам.

Очередность наследования / получения (по трудовому праву):

1. Супруг(а)‚ дети (в т.ч. усыновленные)‚ родители (усыновители) — если они были иждивенцами или являются наследниками по закону (очередь 1 ГК РФ).
2. Иные наследники по закону (вторая‚ третья и последующие очереди ГК РФ).
3. Лица‚ не входящие в кругу наследников по закону‚ но являвшиеся иждивенцами умершего.

Если несколько лиц предъявили заявление‚ сумма распределяется между ними пропорционально их наследственным долям (если иное не установлено судом или соглашением сторон).

Необходимый пакет документов для получения выплат у работодателя

Основание для выплаты — письменное заявление родственника. На практике (ч. 1 ст. 140‚ ст. 141 ТК РФ) требуется предоставить:

• Заявление с просьбой выплатить неполученные суммы (в свободной форме‚ с указанием реквизитов карты/счета).
• Свидетельство о смерти (оригинал и копия) или заверенная копия решения суда о признании умершим / безвестно отсутствующим.
• Документ‚ подтверждающий родственные отношения (свидетельство о браке‚ рождении детей‚ паспорт с записью о детях и т.д.).
• Документ‚ удостоверяющий личность получателя (паспорт РФ).
• Свидетельство о праве на наследство или Свидетельство о праве собственности на долю в наследственном имуществе (выдается нотариусом не ранее 6 месяцев после смерти). Примечание: работодатель не имеет права требовать свидетельство о праве на наследство для выплаты зарплаты и компенсации за отпуск (ст. 141 ТК РФ)‚ но на практике часто запрашивают для защиты от рисков повторных требований. Достаточно заявления и свидетельства о смерти.

Сроки выплаты

Согласно ст. 140 ТК РФ‚ выплаты производятся в день предъявления заявления (или на следующий рабочий день‚ если заявление подано в нерабочее время). Задержка влечет за собой ответственность работодателя (проценты за задержку по ст. 236 ТК РФ — не менее 1/150 ключевой ставки ЦБ за каждый день просрочки).

Налогообложение и страховые взносы: нюансы 2025–2026 гг.

Это самый сложный блок бухгалтерии. Правила отличаются в зависимости от даты начисления и даты фактической выплаты.

Страховые взносы

Позиция Минфина (письмо от № 03-15-07/53912) и судебная практика:

• Начислено ДО смерти (когда сотрудник был застрахованным лицом): подлежат облагации страховыми взносами (30% / 15.1% в зависимости от категории). Отражаются в РСВ.
• Начислено ПОСЛЕ смерти (компенсация за отпуск‚ пособие по БЛ за дни после смерти — не бывает‚ но бывают начисления по итогам года): НЕ облагаются страховыми взносами. В РСВ не отражаются.
• Пособие по БЛ (за дни жизни): не облагается взносами (как и любой больничный).
• Материальная помощь на погребение: не облагается взносами в пределах 4 000 руб. (п. 19 ст. 422 НК РФ)‚ сумма сверх лимита — облагается.

НДФЛ

Основание: подп. 3 п. 3 ст. 44 НК РФ — обязанность по уплате НДФЛ прекращается со смертью физлица.

• Налоговый агент (работодатель) удерживает НДФЛ только с доходов‚ фактически выплаченных работнику при жизни.
• Суммы‚ которые сотрудник не успел получить при жизни (зарплата‚ компенсация за отпуск‚ пособие по БЛ)‚ выплачиваются наследникам/иждивенцам без удержания НДФЛ.
• В 2026 году (как и ранее) при выплате наследникам код вида дохода в 2-НДФЛ / 6-НДФЛ — 2760 (доходы наследников) или 2000 (если выплата в год смерти до получения права на наследство‚ но практика устремлена к 2760). НДФЛ = 0.

Оформление в бухгалтерии и 1С (ЗУП / БГУ)

Проводки (основные):

В 1С:ЗУП 8.3 / 1С:БГУ 2.0: используется документ «Начисление зарплаты умершему сотруднику» или ручное начисление с установкой флага «Выплата наследнику» / «После смерти». Программа автоматически исключает взносы и НДФЛ для постмортем-начислений‚ если верно заполнена дата смерти в карточке физлица;

Особенности заполнения отчетности (6-НДФЛ‚ РСВ‚ СЗВ-ТД)

• 6-НДФЛ: Выплаты наследникам отражаются в разделе 2 (выплаченные доходы) за квартал‚ в котором произошла фактическая выплата. Код вида дохода — 2760. НДФЛ = 0. В разделе 1 (начисленные) они не отражаются‚ если начислены после смерти (нет налоговой базы у умершего). Если начислены до смерти — отражаются в разделе 1 за период начисления с кодом 2000‚ но НДФЛ не удерживается/не сдается (обязательство прекратилось).
• РСВ: Только суммы‚ начисленные при жизни (до даты смерти включительно). Постмортем-начисления (компенсация отпуска‚ матпомощь > 4000) — в РСВ не попадают.
• СЗВ-ТД: При увольнении по основанию «Смерть» (код ТД-39) дата увольнения = дата смерти. Запись в трудовой книжке (бумажной/электронной) делается от имени работодателя.

Частые ошибки работодателей

1. Удержание НДФЛ при выплате наследникам. Незаконно — обязательства по удержанию прекратились.
2. Начисление страховых взносов с компенсации за отпуск‚ начисленной после смерти. Приводит к переплате взносов и вопросам СФР при камеральной проверке.
3. Отказ в выплате без свидетельства о праве на наследство. Нарушение ст. 141 ТК РФ. Достаточно заявления и свидетельства о смерти.
4. Просрочка выплаты. Начисление процентов за задержку (ст. 236 ТК РФ) и риск штрафов по ст. 5.27 КоАП РФ.
5. Невнесение записи в СЗВ-ТД / ЭТК. Штрафы за несвоевременную сдачу сведений.

Резюме: алгоритм действий HR и бухгалтера

1. Получить уведомление о смерти (справку из морга/ЗАГС‚ копию свидетельства).
2. Внести дату смерти в карточку сотрудника (1С‚ табель‚ личную карточку Т-2).
3. Рассчитать зарплату за отработанное время (если не выплачена) — с взносами‚ НДФЛ удерживался ранее.
4. Рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск — БЕЗ взносов‚ БЕЗ НДФЛ.
5. Рассчитать пособие по БЛ (если был на больничном) до дня смерти — БЕЗ взносов‚ БЕЗ НДФЛ.
6. Начислить материальную помощь на погребение (по ЛНА) — до 4000 руб. без налогов/взносов.
7. Подготовить пакет документов для СФР (СЗВ-ТД‚ СЗВ-СТАЖ) для назначения страховых выплат иждивенцам.
8. Выдать выплаты по письменному заявлению родственника в день обращения (на карту/через кассу).
9. Отразить в отчетности (6-НДФЛ‚ РСВ) корректно.

Главное правило: зарплата и компенсации‚ не полученные при жизни‚ передаються наследникам без НДФЛ и (если начислены после смерти) без страховых взносов. Работодатель выступает налоговым агентом только до момента смерти. Своевременное и корректное оформление защитит компанию от штрафов‚ претензий СФР и ФНС‚ а также проявит заботу о семье усопшего коллеги.

Статья подготовлена на основе ТК РФ‚ НК РФ‚ ФЗ-255‚ писем Минфина и ФНС‚ актуальных на 2025–2026 годы. Перед применением рекомендуется сверить с последними изменениями законодательства.