В соответствии с Федеральным законом от № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» и Трудовым кодексом РФ (ст. 65), каждый работодатель — будь то коммерческая организация, ИП, бюджетное учреждение или некоммерческая организация — обязан вести воинский учет сотрудников и уведомлять военкоматы о приеме и увольнении военнообязанных. Нарушение этих правил влечет за собой существенные штрафы для юридического лица и должностных лиц.
В данной статье подробно разбирается актуальный алгоритм действий кадровика: от запроса документов при приеме на работу до отправки уведомления через Единый реестр воинского учета и портал «Госуслуги».
Нормативная база и ответственность работодателя
Основные обязанности работодателя закреплены в:
- Ст. 8, 9, 10 Федерального закона № 53-ФЗ — обязанности организаций по воинскому учету.
- Постановление Правительства РФ от № 719 «Об утверждении Положения о воинском учете».
- Приказ Минобороны, МВД и ФМС от № 366/789/197 — утверждение Инструкции по воинскому учету и унифицированных форм (в т.ч. формы направления работника в военкомат — Приложение № 3).
- КоАП РФ (ст. 5.27, 19.31, 20.33) — штрафы за нарушение правил воинского учета (до 500 000 руб. для юрлиц за повторное нарушение).
Важно: С 2023–2024 гг. происходит активная цифровизация процесса. Главным каналом взаимодействия становится Единый реестр воинского учета (ЕРВУ) и личный кабинет работодателя на портале Госуслуг (es.pfr.gov.ru / gosuslugi.ru). Бумажные уведомления по почте или вручение под роспись сохраняются как резервный вариант, но электронный обмен данными стал приоритетным и обязательным для большинства организаций.
Запрос документов воинского учета при приеме на работу (Ст. 65 ТК РФ)
Еще до оформления трудового договора (или в день приема) кадровик обязан запросить у кандидата документы, подтверждающие его отношение к воинской обязанности. Без них оформить сотрудника официально нельзя.
Перечень документов в зависимости от категории гражданина:
| Категория гражданина | Обязательные документы воинского учета |
|---|---|
| Военнообязанные (в запасе) | |
| Призывники (мужчины 18–30 лет, не прошедшие службу, нет ВБ) | |
| Женщины с ВУС (военно-учетной специальностью) |
Планируемые изменения (Приказ Минобороны № 580 и новые формы):
Министерство обороны готовит изменения, вводящие обязательность предоставления работодателю выписок из ЕРВУ:
- Выписка из реестра воинского учета (подтверждает факт нахождения на учете, категорию годности, ВУС, звание).
- Выписка из реестра направленных (врученных) повесток (фиксирует факт получения повестки).
- Получить их сотрудник может в личном кабинете на Госуслугах или в МФЦ. Работодатель имеет право потребовать эти выписки для сверки данных.
Алгоритм действий: если у работника НЕТ документов воинского учета
Ситуация частая: человек потерял военный билет, не встал на учет при переезде, не получил призывник. Действия работодателя строго регламентированы (Письмо Минобороны от № 315/4/1023, п. 1 ст. 4 № 53-ФЗ):
- Выдать направление в военкомат. Заполнить форму по Приложению № 3 к Инструкции № 366/789/197 (форма направления гражданина на воинский учет). В направлении указываются ФИО, дата рождения, адрес регистрации/пребывания, должность, дата приема.
- Вручить направление под роспись. Сотрудник обязан явиться в военкомат по адресу, указанному в направлении, в течение установленного срока (обычно 2 недели).
- Сообщить в военкомат о невыполнении обязанностей. Если сотрудник отказывается брать направление или не явился в военкомат — работодатель обязан уведомить об этом военный комиссариат в письменной форме (электронной) в течение 5 дней (п. 50 Положения № 719).
- Не уволять и не отказывать в приеме. Отсутствие военного билета — не основание для отказа в приеме на работу (ст. 64 ТК РФ, разъяснения Роструда), но основание для уведомления военкомата.
Куда и как отправлять уведомление о приеме на работу
Определение правильного военкомата (Критически важный момент)
Согласно Письму Минобороны от № 207/6/3665, уведомление направляется в военкомат по месту воинского учета сотрудника, а не по месту нахождения организации.
- Место учета = Адрес постоянной регистрации (прописки) в паспорте гражданина РФ.
- Если гражданин находится по временной регистрации (пребыванию) более 3 месяцев — он обязан встать на воинский учет по месту пребывания. Уведомление отправляется туда.
- Как узнать адрес военкомата: Смотрим в военном билете (стр. 10–11, штамп «Постановлен на воинский учет…») или на сайте Госуслуг / сайте регионального воинского комиссариата.
Ошибка: Отправка уведомления в военкомат по месту регистрации фирмы (если сотрудник прописан в другом районе/городе) — грубое нарушение, за которое могут оштрафовать.
Способы отправки (Приоритет — Электронный)
Вариант А: Через Личный кабинет работодателя на Госуслугах / ЕРВУ (Рекомендуемый, обязательный для многих)
- Авторизуйтесь в ЛК работодателя на es.pfr.gov.ru или через Госуслуги (раздел «Работодателю» → «Воинский учет»).
- Выберите услугу «Уведомление о приеме на работу военнообязанного/призывника».
- Заполните форму: данные организации, данные сотрудника (ФИО, ДР, СНИЛС, паспорт, данные воинского документа, адрес учета, должность, дата приема).
- Подпишите усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) руководителя или уполномоченного лица.
- Отправьте. Система автоматически определит адресата (военкомат) по адресу учета сотрудника и направит данные в ЕРВУ.
Вариант Б: Через операторов ЭДО (СБИС, Диадок, Контур, 1С и др.)
Если у организации настроен обмен через оператора ЭДО, уведомление формируется в программе кадровика (1С:ЗУП, Контур.Кадры и др.) и уходит через канал ЭДО в ЕРВУ. Это удобно для массовых уведомлений.
Вариант В: Бумажное уведомление (Почта / Вручение под роспись)
Допускается, но требует строгого соблюдения формы и сроков.
- Форма: Свободная, но рекомендуется использовать форму по Приложению № 3 к Приказу № 366/789/197 (форма направления) или форму уведомления о приеме (разработанная организацией самостоятельно на основании п. 9 Положения № 719).
- Реквизиты: Название военкомата (адресата), название организации, дата, номер, подпись руководителя, печать (есть в уставе).
- Содержание: ФИО, дата рождения, адрес регистрации/пребывания сотрудника, серия/номер воинского документа, категория годности, ВУС, звание, должность, дата приема (приказа).
- Отправка: Ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении ИЛИ курьером/лично с отметкой о получении на втором экземпляре.
Сроки уведомления
Закон устанавливает общий срок — в течение 2 недель со дня приема на работу (п. 9 Положения № 719, ст. 9 № 53-ФЗ).
- Для электронного уведомления: датой считается день отправки из ЛК/ЭДО (фиксируется системой).
- Для бумажного: датой — день вручения в военкомат (подпись в журнале/на копии) или день сдачи на почте.
Совет: Не откладывайте на последний день. Сбой ЭЦП, ошибка в СНИЛС или адресе военкомата могут привести к просрочке и штрафу.
Особенности уведомления при переезде сотрудника (Смена адреса регистрации)
Если сотрудник сменил постоянную регистрацию (прописку) или временную регистрацию (пребывание > 3 мес.) во время работы:
- Сотрудник обязан сообщить об этом работодателю в течение 2 недель (п. 50 Положения № 719).
- Работодатель обязан уведомить старый военкомат о снятии с учета (перевыбывании) и новый военкомат о постановке на учет по новому адресу.
- Это делается той же процедурой (электронно через ЛК/ЕРВУ), выбирая тип уведомления «Изменение сведений о месте жительства/пребывания».
Важно: Если сотрудник «забыл» перепрописаться и не встал на учет по новому адресу — работодатель уведомляет военкомат по фактическому адресу пребывания (где сотрудник живет реально). Военкомат сам выявит факт уклонения от учета.
Уведомление об увольнении военнообязанного
Аналогичная процедура, срок — в течение 2 недель со дня увольнения (п. 9 Положения № 719).
- Тип уведомления: «Об уволенении (исключении из списков) военнообязанного/призывника».
- Указывается причина увольнения (ст. ТК РФ), дата последнего рабочего дня.
- Если уволенный сотрудник был мобилизован/призван — особые правила (сохранение места работы, уведомление о завершении службы).
Внутренний воинский учет в организации: что должен иметь кадровик
Помимо внешних уведомлений, работодатель обязан вести внутренний воинский учет (п. 11–13 Положения № 719). Наличие этих документов проверяют при рейдах/проверках:
- Журнал учета военнообязанных и призывников (форма Приложения № 1 к Инструкции № 366/789/197 или своя форма с обязательными реквизитами).
- Личные карточки воинского учета (форма Приложения № 2) — заводится на каждого военнообязанного/призывника, хранится в личном деле или отдельно.
- Копии воинских документов (ВБ, призывника, справки) — заверенные кадровиком («С верным оригиналом», подпись, дата, печать).
- Копии направлений в военкомат (выданных сотрудникам без документов) и копий отправленных уведомлений (со штампами почты/ЭДО/подписью получения в военкомате).
- Список военнообязанных для представления в военкомат (по требованию комиссариата).
Частые ошибки и как их избежать (Чек-лист для аудита)
| Ошибка | Последствие | Как исправить / Профилактика |
|---|---|---|
| Уведомление отправлено в военкомат по юрадресу фирмы, а не по прописке сотрудника | Штраф по ст. 5.27 КоАП РФ (неисполнение обязанностей по воинскому учету) | Всегда сверяйте адрес учета по ВБ/паспорту. В ЛК Госуслуг система подсказывает правильный военкомат автоматически. |
| Пропущен срок 2 недели | Штраф на юрлицо до 100 000 руб. (повторно до 500 000 руб.) | Настройте календарь напоминаний в 1С/Кадровой системе на 3-й день после приказа о приеме. |
| Нет копии воинского документа в личном деле / копия не заверена | Нарушение ст. 65 ТК РФ, претензии ГИТ/военкомата | Обязательно забирайте копию при приеме, заверяйте: «С верным оригиналом», ФИО, подпись, дата, печать. |
| Сотрудник не предоставил ВБ/Призывник — кадровик ничего не сделал | Совместная ответственность, штрафы, риск для сотрудника (уклонение) | Выдавайте направление (Приложение № 3), фиксируйте вручение, уведомляйте военкомат о неявке. |
| Не ведется Журнал воинского учета / Личные карточки | Штраф за нарушение ведения внутреннего учета | Заведите журнал и карточки в первый же день приема первого военнообязанного. Обновляйте при изменениях. |
| Игнорирование смены адреса регистрации сотрудником | Потеря связи с военкоматом, штрафы, проблемы у сотрудника при получении повестки | Внедрите правило: сотрудник приносит паспорт с новой штампом → кадровик делает копию → отправляет уведомление об изменении адреса за 2 недели. |
Цифровизация 2024–2025: Единый реестр воинского учета (ЕРВУ) и «Электронная повестка»
С вступлением в силу поправок к № 53-ФЗ (ФЗ от № 104-ФЗ и последующие):
- ЕРВУ становится единым источником достоверных данных. Военкомат видит прием на работу почти в реальном времени после отправки из ЛК работодателя.
- Повестки считаются врученными с момента размещения в личном кабинете гражданина на Госуслугах (или в ЕРВУ). Работодатель не обязан лично вручать повестку под роспись, но обязан не допустить к работе сотрудника, получившего повестку на явление в военкомат (на медосмотр, на службу), и уведомить военкомат о невозможности явления (болезнь, командировка) — ст. 21.1 № 53-ФЗ.
- Выписки из реестров (о учете, о повестках) становятся основным документом для сверки; Требовать их у сотрудника при приеме и периодически (раз в год/при переаттестации) — лучшая практика.
Резюме: Пошаговый чек-лист для кадровика при приеме сотрудника
- День 1 (Прием): Попросить паспорт, СНИЛС, ТК/СТР, военный билет / призывник / справку. Сделать заверенные копии воинских документов.
- День 1–2: Завести Личную карточку воинского учета (Прил. № 2), внести в Журнал учета (Прил. № 1).
- Если документов нет: Выдать Направление в военкомат (Прил. № 3), взять подпись на журнале выдачи. Поставить контрольную дату явки (+2 недели).
- День 3–5: Зайти в ЛК Работодателя на Госуслугах / ЕРВУ (или через ЭДО/1С). Заполнить «Уведомление о приеме на работу». Проверить автозаполнение адреса военкомата по прописке сотрудника.
- День 5–7: Подписать УКЭП, отправить. Сохранить PDF-копию с отметкой «Отправлено» / квитанцией ЕРВУ в личном деле / папке воинского учета.
- В течение 2 недель: Проверить статус в ЛК (должен стать «Принято/Зарегистрировано»). Если сотрудник не явился по направлению — отправить уведомление в военкомат о неисполнении обязанностей.
- Постоянно: Следить за сроками действия временной регистрации сотрудников (> 3 мес. = встать на учет по пребыванию). Контролировать получение выписок из ЕРВУ у сотрудников с ВУС/офицеров запаса.
Направление работника в военкомат и уведомление о приеме — это не просто формальность, а обязательное требование законодательства в сфере обороны и безопасности. Переход на электронный формат через Единый реестр воинского учета и портал Госуслуг значительно упростило процедуру, но повысил требования к точности данных (СНИЛС, адрес учета, серия/номер документа).
Главные правила успеха:
- Запрашивайте и копируйте воинские документы в день приема.
- Определяйте правильный военкомат строго по прописке/пребыванию сотрудника.
- Используйте только электронные каналы (ЛК Госуслуг/ЕРВУ/ЭДО) — это быстро, надежно и оставляет неоспоримое доказательство исполнения обязанности.
- Ведите внутренний учет (Журнал, Карточки) аккуратно и своевременно.
Соблюдение этого алгоритма защитит организацию от штрафов, а сотрудников — от проблем с воинским учетом и незаконными повестками.
Данная статья носит информационный характер и основана на действующем на октябрь 2026 г. законодательстве (ФЗ № 53-ФЗ, Постановление № 719, Приказ № 366/789/197, КоАП РФ, разъяснениях Минобороны и Роструда). Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется консультация с юристом по трудовому и военному праву.